Samotný schvalovací proces je již snadný a přehledný.
Na dokladu (např. přijatá faktura - pravá část obrazovky) se objeví schvalovací hierarchie včetně historie a plánu schvalování, pakliže spadá pod nějakou z hierarchií.
Status schválení může nabývat těchto hodnot:
- Nedokončeno - doklad je rozpracován,
- Nutno schválit - doklad je ukončen, uzavřen proti změnám a připraven k odeslání na schválení,
- Schvaluje se - čeká se na schválení (viz pravý obrázek),
- Schváleno - (u přijatých faktur nebo zálohových listů automaticky uvolněno k platbě. U dokladů, které nemají vliv na účetnictví (např. poptávky / žádanky),
- Zamítnuto - na schváleném dokladu pak je k dispozici tlačítko "Revize dokladu“, které umožní provádět změny v dokladu a zároveň obnoví schvalovací proces (viz levý obrázek).
Pokud ve "Správci – Předvolby - Globální – tlačítko: Uživatelské popisky…/" povinné údaje jsou zaškrtnuty povinné údaje k vyplnění, půjde doklad uložit, ale nepůjde změnit status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“. V definici hierarchií lze dále nastavit, aby se status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“ se nastavil automaticky po vyplnění povinných údajů. U přijatých faktur, je-li tato provázána s dodavatelskou objednávkou, nepůjde změnit status na „Nutno schválit“ i v případě, že částka na faktuře přesahuje částku na objednávce. Pokud částka přijaté faktury přesáhne hodnotu objednávky, je nutné provést revizi objednávky (nový schvalovací proces).
Není-li doklad schválen (stisk tlačítka "Vrátit“), vrací se vše na počátek a doklad lze otevřít a přepracovat. Tlačítkem "Zamítnout“ dojde k trvalému zamítnutí bez dalších možných změn.
Schvalovatelům se vedle notifikačních e-mailů s možností odkazu na dokument nabízí i přehledné upozornění na základní obrazovce systému PREMIER - osobní složka (blikající číslo udávající počet dokladů ke schválení / neschválení). Odtud se lze ke konkrétnímu dokladu taky přímo dostat stiskem tlačítka "skočit", nebo dvojklikem myši na seznamu dokladů ke schválení.
Jsou-li ve vazbách k dokumentu „hyperlinkové“ odkazy na úložiště souborů (DMS), např. skenované faktury. Tyto odkazy se zasílají spolu s notifikačními e-maily, kde je možné jejich okamžité prohlížení.
Takto vypadá e-mail, který program automaticky vytvoří a zašle příslušnému členovi.
