Zde se vyplní:
Formát pro banku - nastavení formátu (pro konkrétní banku, individuální a ostatní ovladače)
Bankovní software - zde se provede určení typu bankovního softwaru (Multicash, ABO, ....)
Adresář PREMIER → Banka - adresář pro ukládání vyexportovaných příkazů k úhradě, pokud není uvedeno, defaultní adresář je \PREMIER\HOMEBANK\
Adresář Banka → PREMIER - adresář pro ukládání bankovních výpisů
"i" - bližší informace k vybranému bankovnímu softwaru
Po provedení importu do systému PREMIER soubor přejmenovat - pokud je povoleno, Premier po importu bankovního výpisu soubor přejmenuje, aby se již nenabízel k dalšímu importu a nevytvářely se duplicitní záznamy.
Nastavení přenosu - toto tlačítko se objeví pouze v případě, že u daného bankovního softwaru existují další nastavení pro přenos. Zde se také nastavuje splatnost na příkazech k úhradě, jsou zde k dispozici 3 možnosti:
- nezadáno - pak se program dotazuje na splatnost při každém exportu (splatnost dle příkazu nebo splatnosti dle faktur),
- spl. příkazu - automaticky se použije splatnost dle příkazu pro všechny položky,
- spl. dle faktur - automaticky se použije individuální splatnost jednotlivých faktur.
Import bankovního výpisu
Tento systém umožňuje při importu výpisu automatizované párování úhrad a plateb na vydané a přijaté faktury a za použití pomocníka importu automatizované zaúčtování ostatních pohybů na bankovním výpisu. Položky, u kterých automatizované zaúčtování nelze provést, jsou označeny jako neidentifikovatelné (viz níže); u těchto položek lze přímo vybírat z textových vzorů, nebo přímo přepisovat předkontaci a text. Tento systém velmi usnadňuje práci účetních a kromě jiného také eliminuje vznik případných chyb, jako jsou např. chybná úhrada či platba, které mohou vzniknout při ručním párování.
V prvním kroku je nutné kliknout na ikonu "Importovat výpis“
V této fázi se zobrazí všechny výpisy z banky, uložené v nastaveném adresáři a nebyly ještě zlikvidovány v PREMIERU. Pomocí "označení" lze vybrat výpis(y), které se budou zpracovávat.
V případě, že se výpis, který již byl zlikvidován, nabízí k importu (např. při opětovném importu z externího programu), lze zrušit jeho další nabízení poklepáním levého tlačítka myši na příslušný řádek (již označený hvězdičkou). Pokud je poté řádek označen dvěma hvězdičkami (označené jako již importované), nebude se již dále nabízet pro další import.
Pokud je práce na načteném výpisu z nějakého důvodu přerušena, je nyní takový výpis označen jako "rozpracovaný" ve sloupci "Stav zprac." a při dalším načtení je nabízen ve stavu předchozího ukončení - tzn. nedojde ke ztrátě již rozpracované práce.
V této nabídce jsou zobrazeny jednotlivé položky bankovního výpisu s detailními údaji o čísle výpisu, datu, popisu (partnera), částky, variabilního symbolu, konstantního symbolu a účtu pro zaúčtování.
Ve sloupci STATUS je definice platby:
- OK – platba je přiřazena
- PomH – platba je přiřazena na základě pomocníka pro homebanking
- Více – platba je nezjednoznačně přiřazena – dvojitým kliknutím a volbou uložit je potřeba zkontrolovat, zda se přiřadila ke správné faktuře nebo si vybrat jinou fakturu z navržených
- Nic - neidentifikovatelná položka
Položky jsou zde rozčleněny na dva druhy:
- položky již zlikvidované, resp. spárované s fakturou, interním dokladem (vnitřní vyrovnání) nebo návrhem z pomocníka pro homebanking.
- neidentifikovatelné položky (označeny „!“), tedy ty, které neobsahují návrh na spárování či zaúčtování do deníku. Volbou v dolní obrazovce lze zobrazit pouze tyto položky a postupně je buď zařazovat do pomocníka pro homebanking nebo je v tomto stavu importovat do deníku a tam je účtovat postupně ručně a přiřazovat jim popis.
V dolní části obrazovky jsou zobrazeny informace o celkovém počtu položek a o počtu neidentifikovatelných.
Více pol. načtením ze souboru (F8) - vybrané instituce jako např. GoPay, Zásilkovna, PPL zasílají na účet jednou částkou více úhrad. K této částce pak poskytnou datový soubor, který obsahuje dílčí platby a VS. Touto volbou lze k aktuálně zvolené položce nastavit odpovídající typ souboru dle instituce, následně jej načíst a hromadnou platbu tak přiřadit dle jednotlivých VS.
| Varování |
|---|
| Rozhodně doporučujeme provést optickou kontrolu všech položek, např. vzhledem k riziku špatně uvedeného variabilního symbolu na výpisu a jeho následného přiřazení ke špatné faktuře! |
Volbou "Dokončit“ se provede import položek do deníku. V konečné fázi program nabídne dotaz pro přejmenování souboru tak, aby se již v dalších importech nenabízel.
Neidentifikovatelné položky jsou v účetním deníku označeny a zaúčtovány tak, jak je nastaveno v dolní části obrazovky pod volbou "Pomocník pro homebanking" viz dále.
Seznam zakázaných názvů importovaných souborů - soubory bankovních výpisů zde uvedené, se nebudou nabízet k importu, seznam je možno ručně editovat
Pomocník pro homebanking
Tento nástroj slouží pro automatické zaúčtování stálých pohybů, které se automaticky nepárují na faktury či interní doklad (vnitřní vyrovnání). Jsou to především bankovní poplatky, leasing, převody, srážkové daně, odvody na OSSZ a další pravidelné platby, jež mají některé údaje konstantní (např. bankovní účet, variabilní symbol, konstantní symbol, popis či specifický symbol).
Tento pomocník umožňuje položky bankovního výpisu při importu automaticky zaúčtovat, pokud mu zadáme určité podmínky.
Podmínky lze zakládat i přímo při zpracování výpisu tlačítkem "Zařadit položku do pomocníka pro homebanking" čímž dojde i k automatickému vyplnění některých údajů.
V dolní části obrazovky přibylo nastavení operací pro „neidentifikované“ položky pro Výdaj a Příjem.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Doporučujeme si pro neidentifikovatelné položky v bance nastavit samostatné analytiky a to z toho důvodu, že v případě dodatečného párování bude program pracovat pouze s těmito neidentifikovatelnými položkami z banky a ne z celého programu. |
Dodatečné vypárování
Funkce dodatečného vypárování umožňuje aktuálně zvolenou položku přiřadit k faktuře. Tu lze dohledat pomocí VS, částky nebo partnera.
Hromadné dodatečné vypárování
Tato volba opakovaně vyvolá funkci pro dodatečné vypárování neidentifikovatelných plateb za zvolené období nebo dle výběru, které jsou dočasně zaúčtovány na účty nastavené v pomocníku pro homebanking.
Následně se zobrazí návrh k zaúčtování totožný jako u prvotního nahrání výpisu. V tomto okamžiku již program prošel záznamy a nabídl návrhy podle VS nebo podle pomocníka pro homebanking. V návrhu k zaúčtování lze opět využívat všechny funkce jako jsou vzory, zařazení položky do pomocníka, přiřazení položky atd.