Výhody E-Agenta
Výstupy v grafech i v přehledných tabulkách
Důležitou výhodou je přehlednost. Vše je zpracováno do grafů a tabulek. Zaměstnanci nejsou zbytečně zahlcování množstvím nicneříkajících dat, nemusí tak složitě dohledávat a filtrovat. Stejně tak odpadá i nutnost data dlouze analyzovat.
Prevence problémů a automatické úlohy
E-agent má schopnost upozorňovat včas na blížící se problémy. Dokáže zaslat e-mail s výstrahou na neuhrazené doklady s blížícím se datem splatnosti, upozornění na chybějící zásoby ve skladě. E-agent s postará o obsluhu pravidelných a opakujících se úloh jako je například zálohování systému, automatický import a aktualizace dat z databázových systémů nebo synchronizaci dat s e-shopem.
Přístup k údajům kdykoli a kdekoli
Výhodou je možnost získávat aktuální data a přehledy na jakémkoli místě na světě. Uživatel nemusí mít program PREMIER nainstalovaný na svém PC a nemusí být ani registrovaný v systému. Tento komfort ocení zejména manažeři, kteří tráví hodně času na cestách.
Elektronický agent je výkonná funkce, která je postavena tak, aby se mohla neustále vyvíjet a rozšiřovat, má za úkol plně automatizovat program PREMIER. Hlavním cílem je včasná informovanost a zautomatizování opakujících se procesů, které lze předat „stroji“. Definice v E-agentovi se člení do tří základních druhů: AU - automatické akce, PR – zaslání přehledu, VY – upozornění a výstrahy.
Ovládání E-Agenta
Ovládání E-agenta je obdobné jako v jiných modulech.
Obrazovka je rozdělena na dvě části:
- Levá část obsahuje seznam vytvořených definic se základními informacemi (kdy byly založeny, do kdy platí, perioda spouštění atd.).
- Pravá pak ukazuje historii spuštěných akcí (jaká akce, byla kdy a z jaké stanice spuštěna).
V dolní části obrazovky jsou standardní ovládání klávesy pro práci s definicemi "Nová", "Kopie", "Změnit" a "Smazat".
Pokud je potřeba definici či definice vyzkoušet, jsou k tomu tlačítka v dolní části obrazovky.
V horní části obrazovky je možné "Pozastavit spouštění E-agenta" či "Resetovat běžící úlohy".
Definice v E-agentovi
Definice v E-agentovi se člení do tří základních druhů:
- AU - automatické akce,
- PR – zaslání přehledu,
- VY – upozornění a výstrahy.
Každá definice má své další specifické nastavení v jednotlivých záložkách.
AU - Automatické akce
V této definici lze nastavit, aby program automaticky v předem nastavené periodě provedl jednu z níže uvedených akcí:
- Automatické zálohování - automatické zálohování je možné provádět:
- E-shop: Automatická synchronizace, včetně upozornění na nové objednávky - více zde.
- Automatický import dat z jiných systémů
- Sklad: Kontrolní propočet množství a skladových cen - program automaticky v nastavenou dobu provede Kontrolní propočet.
- Docházka - komunikace
U každé z automatických akcí lze nastavit další filtry či upřesnění. Rovněž lze nastavit upozornění uživatelů.
PR - Zasílání přehledu
V záložce "Základní definice" je v rozbalovacím menu "Akce" k dispozici hned několik přehledů z různých oblastí, které lze nechat zasílat na e-mail uživateli (členovi) či skupině uživatelů.
Díky této akci lze v přednastavenou periodu automaticky zasílat uživatelům jeden z přehledů:
- Přehled pohledávek dle odběratelů a doby prodlení
- Kniha vydaných faktur (včetně zálohových) - nově lze zasílat na e-mail knihu vydaných faktur včetně možnosti upřesnění řazení, období, filtry, omezení atd, což je možné nastavit na záložky "Filtry/Upřesnění".
- Přehled závazků dle dodavatelů a doby prodlení
- Kniha přijatých faktur (včetně zálohových) - obdobně jako u knihy vydaných faktur lze zasílat na e-mail knihu přijatých faktur včetně možnosti upřesnění řazení, období, filtry, omezení atd, což je možné nastavit na záložky "Filtry/Upřesnění".
- Zůstatky na skladě
- Přehled nedostatků zásob
- Přehled objednávek a rezervací
- Přehled objednávek u dodavatelů
- Sklad - přehled prodejů
- Sklad - hromadný export dodacích listů/faktur
- Informace o tržbách, stavu peněz a pohledávek
- Aktivita firmy (mobilní aplikace) - v této definici lze rovněž nastavit automatickou synchronizaci s mobilní aplikací "PREMIER system Aktivita", více zde.
- Postup (přehled ze záložky "Aktuálně) - přehled popsán zde.
- Výsledovky po měsících
Uživatel si musí jen vybrat požadovaný přehled z nabídky "Akce" nastavit "Periodu" a komu se má požadovaný přehled zasílat "Přehled zaslat skupinám nebo konkrétním členům".
V záložce "Filtry/Upřesnění" lze provádět bližší nastavení vybraných přehledů např. zvolit předdefinovaný přehled či zvolit řazení přehledů nebo omezení".
Dále se zde nastavuje Time-Out operace a také je možné zda nastavit, ze které stanice se má přehled zasílat. Pokud se stanice nevybere, odeslání proběhne z náhodně spuštění stanice, která má toto umožněno.
"Formát souboru/heslo" na této záložce lze nově u zasílaných přehledů:
- zvolit ze čtyř formátů, jak má být přehled zaslán (PDF, DOC, XML, XLSX),
- zaslané soubory zaheslovat, zde nastaveným heslem,
- v případě datových přehledů (XLSX a XML) je možné export dle vlastního pohledu.
VY – Upozornění a výstrahy
- E-shop: Upozornění na nové objednávky
Příklady automatických akcí E-Agenta
Požadavek: Vytvoření automatické úlohy pro zálohování dat účetní jednotky FA5
Nastavení: Je vhodné vytvořit skupiny např. „Backup Manager“, který bude mít práva vykonávat zálohovací procesy. Do skupiny Backup Manager bude patřit např. uživatel Tomas.
V modulu E-agent, v části Skupiny a členové je nutné vytvořit skupinu „Backup manager“
Přidávat člena v této fázi zatím není potřeba. Jednotlivé uživatelé (členy) skupiny Backup Manager lze přidat až v definici členů a skupin, kde už lze přidat vytvářeného uživatele do připravené skupiny.
Stačí vytvořit jen nového člena, kterého přidáme do již vytvořené skupiny
Nyní je vytvořena skupina „Backup Manager“, ve které je definován člen „Tomas“. Stačí už jen vytvořit novou definici v modulu Eagent a přidat novou úlohu.
