Příklady schvalování firemních dokladů / procesů:

• nákupy - přijatých faktur - schvalování přijatých faktur,
• nákupy - žádanky - jedná se o schvalování potřeb zaměstnanců (kancelářské potřeby, ochranné pomůcky),
• nákupy - vystavených objednávek - jedná se o nákupy zboží, či materiálu na zakázky, interní potřeby,
• prodej - nabídky vůči odběratelům (kupní smlouvy), vydané faktury, přijaté objednávky, nabídky,
• interní firemní procesy,
• dovolené zaměstnanců - možnost schválit interní procesy dovolených s ohledem na zastupitelnost,
• nepřítomnost zaměstnanců - služební cesty ke klientům, výjezdy zaměstnanců, pochůzky,
• interní procesy - zápisy ze schůzí a jednání, interní úkoly zaměstnanců,
• pošta - kromě došlé pošty, možná už na této úrovni schvalovat přijaté faktury před účetním režimem.

Nasazení modulu WorkFlow zajistí kontrolu nad celým schvalovacím procesem včetně příslušných termínů. Vedoucí pracovníci tak mají jistotu, že u stanovených procesů nebyl vynechán žádný definován krok, je zajištěn lepší přehled a kontrola nad oběhem dokumentů. Díky automatizaci se zároveň oběh dokladů urychlí a práce zaměstnanců se výrazně zjednoduší a zefektivní.

WorkFlow samozřejmě počítá s důležitým faktorem, kterým je nepřítomnost osob podílejících se na schvalovacích procesech. V případě dovolených či neplánované nepřítomnosti (nemoc apod.) Je k dispozici možnost přenesení pravomoci.

Přínosy:

• bezpapírová společnost - elektronické zdokumentování oběhu všech relevantních dokladů a úkolů v organizaci,
• automatizace a zrychlení procesu oběhu dokumentů,
• kontrola nad oběhem dokumentů,
• jednoduchost a přehlednost schvalovacího procesu,
• rychlá informovanost, okamžitý přehled o stavu zpracování,
• zastupitelnost - možnost přenesení pravomoci.

Nastavení systému

1. Definice členů a skupin

Pro použití WorkFlow je nutné nadefinovat členy a to minimálně ty, kteří budou do oběhů dokladů zapojeni. Dále je nutné nadefinovat „skupiny členů“ a to proto, že samotná hierarchie se již odkazuje na tyto skupiny. Výhodou definice skupin je ve snadném řešení fluktuace zaměstnanců nebo jednoduchém nastavení zastupitelnosti např. když některý schvalovatel není přítomen. Stačí potom u člena přidat nebo odebrat přiřazenou skupinu.

Skupin může být neomezené množství. Počet členů ve skupině je neomezený. Jeden člen pak může mýt přiřazeno 32 různých skupin. Členem může být jak osoba s přístupem do systému, tak i bez přístupu. U osob s přístupem do systému je nutné zadat pod jakým jménem se přihlašuje. Automaticky po přihlášení se bude vědět o jakého člena se jedná.

Možnosti definice členů a skupin jsou znázorněny níže. Nastavení je standardní, jednoduché a není zde třeba dále popisovat.

Další nastavení nového člena

Delegování pravomocí

V době dovolených doporučujeme používat funkci „delegování pravomocí“, kde jednoduše uživatel po dobu své nepřítomnosti deleguje svá práva vstupů nebo schvalovacích hierarchií jinému uživateli.

Nastavení:

V programu si nadefinujte seznam členů pokud jej ještě nemáte (Správce – E-agent/Workflow – Skupiny a členové).

Uživatel si může sám nastavit zastoupení v modulu „Správce - E-agent/Workflow – osobní nastavení a delegování pravomocí“. Pokud tam nemá přístup, může toto nastavit zodpovědná osoba v sekci „Skupiny a členové“. Nepoužívá-li se ve firmě WorkFlow (elektronické schvalování dokladů), stačí nastavit údaje.

Tímto nastavením dojde u delegovaného uživatele k prolnutí jeho práv s právy zastoupené osoby včetně některých povolení z omezujících předvoleb.

Definice skupin

2. Definice schvalovacích hierarchií

Schvalovací hierarchie se definují dle potřeb firmy a to ke každému modulu popř. dokladové řadě zvlášť. Definovat jí lze k poptávkám/žádankám, objednávkám u dodavatelů, přijatým zálohovým listům a přijatým fakturám. Dále je lze členit podle použitého střediska nebo zakázky. Např. když nám určité zakázkové číslo reprezentuje „režijní náklady“, automaticky se k němu přiřadí schvalovací hierarchie určená pro schvalování režií. Hierarchií může být definováno neomezené množství ke každému modulu.

Definice nové hierarchie

Na následujícím příkladu je definice hierarchie, která se týká všech přijatých faktur mimo režijní zakázku 1900000 (vedle čísla zakázky je zaškrtnuta negace).

K hierarchii se následně definují úrovně schvalování (pravá část obrazovky definicí hierarchií), způsoby zasílání notifikací, počet dnů k provedení notifikace, limitní částky,…

K významné možností nastavení úrovní je „paralelní schvalování“, kde na jedné úrovni je více schvalovatelů a do další úrovně (nebo konečnému schválení) doklad postupuje až po schválení určeným minimálním počtem schvalovatelů. Toto je vhodné, když je potřeba urychlit schvalovací proces a nečeká se v „řadě“ na jednotlivé schválení.

V definici úrovni schválení lze dále nastavit i skupinu, která má být pouze informována o schvalovacím řízení. Těm dojde informační e-mail, doklad mohou prohlížet, ale bez možností jakýchkoliv zásahů.

Příklad úrovní schválení

3. Nastavení systému (určeno správcům IT)

Pro automatické zasílání e-mailů je nutné nastavit buď SMTP adresu v globálních předvolbách, nebo aktivovat funkci rozesílání přímo na SQL serveru (pouze u verze PREMIER Enterprise). Nutné je i nastavit adresu „universálního“ odesílatele, např. workflow@mojefirma.cz.

U prvního způsobu, tedy nastavení SMTP adresy (v globálních předvolbách – obecné – volby pro síť/export,… - E-agent), se budou automaticky „na pozadí úloh PC“ odesílat e-maily. Stačí aby pak byl alespoň jeden uživatel přihlášen v internetové síti. V případě absence připojení se rozešlou e-maily později. Nikdy nedojde k jejich ztrátě.

Dále je možné nastavit odkud čerpat časové údaje při schvalování, hlídání termínů, atd. U verze Enterprise je možné nastavení „čerpat ze serveru“. To ošetřuje např. špatně nastavené systémové datum klientské stanice, popř. řeší přesné časy schvalování z různých časových pásem.

Výjimky v nastavení

V přístupových právech - omezující předvolby – obecné: lze vybranému uživateli povolit: WorkFlow - povolit mazat přidělené hierarchie schvalování (např. při testování). Na dokladu vedle textu hierarchie se pak objeví tlačítko (…) pro smazání.

Výjimky v nastavení u přijatých faktur

V přístupových právech - omezující předvolby – dodavatelé: lze vybranému uživateli povolit: Workflow - povolit zasahovat do již schválených přijatých faktur nebo zálohových listů. Toto se povolí v případě nutnosti např. hlavní účetnímu, aby mohl zasáhnout do špatně provedených předkontací, na které se přišlo později.

Dále je zde možnost znepřístupnit akci vrátit dodavateli a povolení odesílání ke schválení faktur s překročenou cenou objednávky.

V globálních předvolbách – dodavatelé – lze předvolit: Je-li použit schvalovací proces (workflow), zaúčtovat fakturu do deníku až po konečném schválení. Pokud však dojde ke schválení v době kdy bude uzavřena účetní perioda (zpravidla po přiznání k DPH), změní se datum uskutečnění účetního případu na nejbližší možnou otevřenou periodu. V notifikačním e-mailu pak bude zřetelně uvedeno, že došlo k posunu data zaúčtování faktury.

Pořizování karet zakázek, popř. středisek

Rozdělování hierarchií je možné i pomocí zakázek nebo středisek. K těm se přiřazují automaticky, ale je možné ručně na kartě zakázky nebo střediska provést výjimku, viz. níže uvedený obrázek.

Pořizování dokladů - schvalovací proces

Samotný schvalovací proces je již snadný a přehledný. Na dokladu (např. přijatá faktura - pravá část obrazovky) se objeví schvalovací hierarchie včetně historie a plánu schvalování. Status schválení může nabývat těchto hodnot:

• Nedokončeno doklad je rozpracován,
• Nutno schválit doklad je ukončen, uzavřen proti změnám a připraven k odeslání na schválení,
• Schvaluje se čeká se na schválení (viz pravý obrázek),
• Schváleno (u přijatých faktur nebo zálohových listů automaticky uvolněno k platbě. U dokladů, které nemají vliv na účetnictví (např. poptávky / žádanky),
• Zamítnuto na schváleném dokladu pak je k dispozici tlačítko „Revize dokladu“, které umožní provádět změny v dokladu a zároveň obnoví schvalovací proces (viz levý obrázek).

Pokud ve správci – předvolby globální – tlačítko: Uživatelské popisky…/ povinné údaje jsou zaškrtnuty povinné údaje k vyplnění, půjde doklad uložit, ale nepůjde změnit status z „Nedokončeno“ na „Nutno schválit“. V definici hierarchií lze dále nastavit, aby se status z „Nedokončeno“ na „Nutno schválit“ se nastavil automaticky po vyplnění povinných údajů. U přijatých faktur, je-li tato provázána s dodavatelskou objednávkou, nepůjde změnit status na „Nutno schválit“ i v případě, že částka na faktuře přesahuje částku na objednávce. Pokud částka přijaté faktury přesáhne hodnotu objednávky, je nutné provést revizi objednávky (nový schvalovací proces).

Není-li doklad schválen (stisk tlačítka „Vrátit“), vrací se vše na počátek a doklad lze otevřít a přepracovat. Tlačítkem „Zamítnout“ dojde k trvalému zamítnutí bez dalších možných změn.

Schvalovatelům se vedle notifikačních e-mailů s možností odkazu na dokument nabízí i přehledné upozornění na základní obrazovce systému PREMIER - osobní složka (blikající číslo udávající počet dokladů ke schválení / neschválení). Odtud se lze ke konkrétnímu dokladu taky přímo dostat stiskem tlačítka "skočit", nebo dvoj-klikem myši na seznamu dokladů ke schválení.

Jsou-li ve vazbách k dokumentu „hyperlinkové“ odkazy na úložiště souborů (DMS), např. skenované faktury. Tyto odkazy se zasílají spolu s notifikačními e-maily, kde je možné jejich okamžité prohlížení.

Takto vypadá e-mail, který program automaticky vytvoří a zašle příslušnému členovi.

E-mail - požadavek na schválení dokladu

Žádanky - vystavování, schvalování..

Zadavatel

Zadavatel je osoba, která nechá žádanku vystavit, nebo ji přímo vystaví, pak je zároveň i „Vystavovatel“

Osobu zadavatele musí Vystavovatel vybrat při tvorbě žádanky a vybírá ji ze seznamu členů definovaných v číselníku oběhu dokumentů (zaměstnanců a ostatních osob, které nadefinuje správce oběhu dokladů).

Jako „Zadavatel“ dostanete informační email v momentě, kdy je vaše žádanka schválena nebo zamítnuta.

Můžete také dostávat informační maily o průběhu schvalování na jednotlivých úrovních, pokud Vás správce oběhu dokumentů nadefinuje do schvalovacích hierarchií pro zasílání těchto informací.

Můžete také dostávat pravidelné reporty o stavu svých nevyřízených žádanek, po zaevidování Vašeho požadavku do modulu e-agenta.

Informační maily i reporty jsou uživatelsky definovatelné a můžete si je upravit přímo Vy, máte-li k tomu přidělené právo, nebo o to požádat Správce oběhu dokumentů. Složitější úpravy Vám pak udělají programátoři z firmy Premier.

Vystavovatel

Vystavovatel je osoba, která žádanku do programu přímo pořizuje.

Modul žádanky naleznete v hlavním menu na záložce Sklad pod nabídkou „Poptávky / Žádanky.

Po kliknutí na toto tlačítku případně pomocí rychlé klávesy F5 se vám nabídne seznam dokladových řad. (Dokladová řada je číselná řada, v rámci které se doklady chronologicky číslují (pokud není nastaveno jinak). Každý doklad je tak jednoznačně charakterizován kódem dokladové řady a pořadovým číslem v této řadě. Počet dokladových řad a jejich název je nadefinovaný Správcem oběhu dokladů.).

Vyberete si dokladovou řadu žádanek. Podle toho zda dole pod seznamem dokladových řad máte stisknuté tlačítko „Doklad“ nebo „Seznam“ se Vám otevře poslední pořízený doklad žádanky nebo seznam již pořízených žádanek. (Tato volba se dá přednastavit v uživatelských předvolbách, případně změnit před tím, než otevřete dokladovou řadu žádanek).

Další práce je v obou případech stejná. Sledujte nabídku tlačítek na spodní liště. Po ukázaní myší na tlačítko se objeví bublinová nápověda s podrobnějším popisem funkce tlačítka.

Všechny moduly mají seznam spodních tlačítek koncipován obdobně a stejně jsou řešeny i ovládací prvky na horní a pravé pracovní liště. Podrobnější popis k těmto ovládacím prvkům najdete ve velkém manuálu. 

Novou žádanku založíte klávesou F3. Objeví se Vám prázdný pořizovací formulář, kterému se přidělí dokladová řada a pořadové číslo. V případě, že novou žádanku chce vytvořit více Vystavovatelů najednou, číslo se přidělí všem stejné a teprve v momentě ukládání žádanky se testuje zda není obsazeno a případně se přidělí další volné.

V pořizovacím formuláři jsou některá okénka podbarvena červeně. To jsou okénka, která jsou povinná a program Vám nedovolí odeslat žádanku ke schválení pokud je nemáte všechna vyplněna. Která okénka to budou lze nastavit v „Globálních předvolbách“ a provádí to správce oběhu dokumentů.

Váš kurzor je nastaven do okénka „Zkratka“ pro zadávání Dodavatele. Dodavatele můžete přeskočit a nechat údaje nevyplněné nebo do okénka napsat cokoliv, co si z jeho názvu nebo IČA pamatujete, program Vám dodavatele nabídne ze seznamu partnerů. Máte-li k tomu přidělena práva, můžete  dodavatele také přidat nebo opravit.

V případě, že zadáte dodavatele, program zkontroluje, zda k tomuto dodavateli existuje rámcová smlouva. Rámcová smlouva je záznam v dokladové řadě „Objednávky u dodavatelů“. Dokladová řada musí mít nastavenu charakteristiku „rámcová smlouva“.

Najde-li u zadaného dodavatele rámcové smlouvy, nabídne Vám je k potvrzení. Tím se stane Vaše žádanka propojená se zvolenou rámcovou smlouvou a program při jejím ukládání zkontroluje, zda součet částek takto propojených žádanek nepřevýší celkovou částku uvedenou v rámcové smlouvě. Pokud tato situace nastane nedovolí Vám žádanku poslat ke schválení. V takovém případě můžete požádat o revizi rámcové smlouvy.

Pokud rámcovou smlouvu zvolíte, program její označení doplní do položky „Číslo smlouvy“, v opačném případě označení můžete zadat ručně.

Hlavička žádanky (obsahuje i hierarchii schvalování včetně plánu a historie)

Položková část žádanky (obsahuje i případný neomezený úvodní text)

Schvalovatel

Schvalovatel  je osoba, která dokumenty schvaluje. Schvalovatele a systém schvalování definuje. Správce oběhu dokladů ve schvalovacích hierarchiích. Jako schvalovatel můžete být definován v první, druhé nebo i vyšších úrovni schvalovacího procesu, a to samostatně nebo ve skupině s více schvalovateli.

Jste-li definován samostatně, schválení dokumentu nebo jeho postoupení na vyšší schvalovací úroveň záleží jen na Vás. Jste -li ve skupině, doklad čeká na schválení od všech schvalovatelů nebo od minimálního počtu schvalovatelů – je-li tento počet v hierarchii určen, než postoupí dál.

 O tom, že nějaký doklad čeká na Vaše schválení, dostanete notifikační email. Na schválení nebo zamítnutí máte předem definovanou dobu od Správce oběhu dokladů. Pokud se k dokladu do té doby nevyjádříte, dostanete email s upomínkou. Pokud se nevyjádříte do dalšího termínu, který správce dokladů nastavil, upozornění emailem může dostat Váš nadřízený nebo další osoba, kterou správce dokladů nastavil.

Vlastní schválení, či zamítnutí provádíte přímo na dokladu v „Hierarchii schvalování“ (vpravo nahoře na obrazovce – stojíte-li na otevřeném dokladu) a to pomocí tlačítek schválit – zamítnout. K Vámi provedené operaci můžete (v některých případech musíte) ještě připojit vysvětlující komentář.

Seznam všech dokladů vyžadujících od Vás schválení máte k dispozici v Osobních složkách (v základním menu – pravá svislá lišta) v nabídce „Schválení“.

Po kliknutí myší na položku z tohoto seznamu Vás program přenese přímo na doklad a zde můžete schválit. Tj. nemusíte doklad nijak vyhledávat.

Jste-li delší dobu nepřítomen, můžete Vaše schvalovací pravomoci (a případně i přístupová práva) delegovat na jinou osobu. Delegování se provádí na záložce Správce – E-Agent – Osobní nastavení a delegování pravomocí. Delegovat lze za sebe až tři osoby, a každé osobě lze vybrat schvalovací hierarchie, ve kterých Vás zastupuje. Delegování lze ukončit ručně nebo nastavením jeho platnosti do data.

Objednávky u dodavatelů - vystavování, schvalování...

Pořizování objednávek u dodavatelů je shodné jako u žádanek. Je zde navíc možnost tvorby ze žádanek a to buď přímo při přidávání nové (volba 9), nebo dodatečným načtením v položkové části objednávky.

Přijaté faktury -  vystavování, schvalování...

Pořizování přijatých faktur je shodně jako u žádanek.

Přehledy

Přehledy k WorkFlow lze nalézt na více místech. Přímo v seznam dokladů, kde lze vidět jejich statusy (podle statusů lze řadit, popř. filtrovat).

Dále je možné nechat si zobrazit seznam odeslaných mailů (Aktuality), popř. mailů připravených k odeslání (zde je i možnost dodatečného odeslání při testování nastavení SMTP serveru)

Aktuality (seznam vygenerovaných zpráv)

V oddíle přehledy se pak nachází např. „Přehled dokladů v procesu schvalování“ včetně barevného rozlišení, zda-li není schvalovatel v prodlení, informace o zaslané upomínce…

Přehledy

Dvě schvalovací hierarchie na jednu dokladovou řadu

V praxi se může stát, že některý z procesů ve společnosti, mohou schvalovat dvě různé skupiny schvalovatelů. Uvěďme si na příkladu.

Máme společnost, která nakupuje dva základní sortimenty zboží - sortiment A a B. Při tvorbě vystavených objednávek u dodavatelů je zapotřebí, aby objednávky, které se vážou na sortiment A schvalovala jiná skupina schvalovatelů, než je tomu u objednávek sortimentu B. Vystavené objednávky na oba sortimenty jsou vrámci jedné dokladové řady.

• Krokem je definice dvou hierarchíí vážící se ke stejné dokladové řadě.
• V každé z těchto hierarchií se následně (klasickým způsobem) navolí úrovně schválení.

Při tvorbě Vystavené objednávky (např. na sortiment A) a jejím následném odeslání ke schválení, program nabídne schvalovací hierarchie odpovídající příslušné dokladové řadě. Uživatel následně ručně vybere ze seznamu hierarchií tu, která má objednávku schválit (v našem příkladě OuD1).

Příklady nastavení hierarchií v praxi

Příklad č.1

Požadavek: Chceme nastavit hierarchií schvalování konkrétní dokladové řady přijatých faktur. V této řadě máme faktury různého druhu, kde faktury služeb má schvalovat Silvestr Novák, nákup materiálu Miloš Sova a investice Irena Letochová. Pokud částka na faktuře přesáhne 100.000 Kč, musí provést chválení ještě dva ze tří majitelů firmy.

Nastavení: Pokud faktury podle druhu nebo čísla zakázky, popř. střediska nelze rozpoznat kterému schvalovateli náleží, musí o tom rozhodnout až osoba, která fakturu odesílá ke schválení. U složitějších případů je pak potřeba definovat i více různých hierarchií, s tím že žadatel vybere při odeslání ke schválení konkrétní…

1. Krok je zavedení potřebných členů hierarchie.

2. Krok: v definici skupin si nastavíme 2 skupiny, např. „Schvalovatel“ a „Majitelé“. Do schvalovatelů přiřadíme Sovu, Lenochovou a Nováka do majitelů pak všechny 3 vlastníky firmy.

3. Krok: založíme hierarchii např. „PF“, u které určíme kterého modulu a dokladové řady se týká.

4. Krok:  přidáme 1. úroveň hierarchie (viz. obr) kde schvaluje skupina „schvalovatel“ a musí být zaškrtnuto „Pokud je počet členů ve skupině větší než minimální, tak umožnit určit schvalovatele…“. Tato volba zajistí to, že před odesláním ke schválení se žadateli objeví seznam osob, kde musí určit kdo bude schvalovat fakturu… Dále lze zaškrtnout, aby ostatní „nevybraní“ schvalovatelé byli o tomto informováni

Dále se nastaví 2. úroveň, která je podmíněná částkou nad 100.000,- (viz. obr). Pokud bude částka na faktuře nižší, faktura bude schválená již schvalovatelem v 1. úrovni. Pokud bude částka vyšší, po schválení v 1. úrovni postoupí toto do 2. úrovně pro schválení dvěma majiteli firmy. O veškerých procesech jsou pak příslušné osoby vždy informováni formou notifikačního e-mailu. Pokud má hierarchie schvalování více úrovni (v tomto případě 2), nabídne se žadateli před odesláním ke schválení i možnost přeskočení 1. úrovně schvalování.

Ukázka výběru schvalovatele při odesílání ke schválení žadatelem

Příklad č. 2

Požadavek: Hierarchie schvalování žádanek (poptávek) a objednávek máme členěné dle zakázek podle osob, které se na nich podílí. Máme však jednu zakázku „režiiní“ pod číslem 6000, kde hierarchie potřebujeme automaticky přidělovat podle středisek.

Nastavení: Pokud není v ostatních hierarchiích přesná definice dle zakázek, je třeba do nich zapsat negaci zakázky 6000. To proto, že pak by dokladu pro schválení vyhovovalo více hierarchií a žadatel by musel ručně určovat kterou chce vybrat.

Levý obr. (Nastavení u ostatních hierarchií) /  Pravý obr. (Nastavení hierarchie pro schvalování režií dle středisek