Výhody elektronického agenta
Výstupy v grafech i v přehledných tabulkách
Důležitou výhodou je přehlednost. Vše je zpracováno do grafů a tabulek. Zaměstnanci nejsou zbytečně zahlcování množstvím nicneříkajících dat, nemusí tak složitě dohledávat a filtrovat. Stejně tak odpadá i nutnost data dlouhe analyzovat.
Prevence problémů a automatické úlohy
E-agent má schopnost upozorňovat včas na blížící se problémy. Dokáže zaslat e-mail s výstrahou na neuhrazené doklady s blížícím se datem splatnosti, upozornění na chybějící zásoby ve skladě. E-agent s postará o obsluhu pravidelných a opakujících se úloh jako je například zálohování systému, automatický import a aktualizace dat z databázových systémů nebo synchronizaci dat s e-shopem.
Přístup k údajům kdykoli a kdekoli
Výhodou je možnost získávat aktuální data a přehledy na jakémkoli místě na světě. Uživatel nemusí mít IS PREMIER nainstalovaný na svém PC a nemusí být ani registrovaný v systému. Tento komfort ocení zejména manažeři, kteří tráví hodně času na cestách.
Elektronický agent je výkonná funkce, která je postavena tak, aby se mohla neustále vyvíjet a rozšiřovat, má za úkol plně automatizovat program PREMIER. Hlavním cílem je včasná informovanost a zautomatizování opakujících se procesů, které lze předat „stroji“. Definice v E-agentovi se člení do tří základních druhů: AU - automatické akce, PR – zaslání přehledu, VY – upozornění a výstrahy.
AU - Automatické akce
Automatické zálohování
Automatický import dat z jiných systémů
E-shop: Automatická synchronizace, včetně upozornění na nové objednávky
Automatický import objednávek z e-shopu
PR - Zasílání přehledu
VY – Upozornění a výstrahy
Příklady automatických akcí e-agenta
Požadavek: Vytvoření automatické úlohy pro zálohování dat účetní jednotky FA5
Nastavení: Je vhodné vytvořit skupiny např. „Backup Manager“, který bude mít práva vykonávat zálohovací procesy. Do skupiny Backup Manager bude patřit např. uživatel Tomas.
V modulu E-agent, v části Skupiny a členové je nutné vytvořit skupinu „Backup manager“
Přidávat člena v této fázi zatím není potřeba. Jednotlivé uživatelé (členy) skupiny Backup Manager lze přidat až v definici členů a skupin, kde už lze přidat vytvářeného uživatele do připravené skupiny.
Stačí vytvořit jen nového člena, kterého přidáme do již vytvořené skupiny
Nyní je vytvořena skupina „Backup Manager“, ve které je definován člen „Tomas“. Stačí už jen vytvořit novou definici v modulu Eagent a přidat novou úlohu.
Aby se všechny definice, které jsou nastavené spouštěly, je nutné zajistit, aby byl v daném čase program spuštěný... Definice se spouštějí jen tehdy, jestliže je v daném okamžiku spuštěný program kdekoli na síti či serveru. To znamená, pokud je nastavena úloha např. zálohování na dobu 23:00 a nikdo nebude mít v tuto dobu program spuštěný, definice se nespustí. Spustí se až v době, kdy někdo z uživatelů program spustí.
Pokud je nutné spouštět definice po pracovní době nebo v noci, je možné využít na serveru k tomuto účely vytvořenou samostatnou aplikaci "PREMIER E-Agent", který bude nezávisle na přihlášených uživatelích sám tyto definice spouštět. Více o provozu, instalaci a nastavení služby PREMIER E-Agent je popsáno v kapitole PREMIER E-Agent