Postup pro pořízení přijaté faktury a způsob zaúčtování faktury je shodný s pořízením vydané faktury.
V případě přijaté faktury je nutné zapsat "Číslo faktury“, což je variabilní symbol faktury dodavatele.
V přijaté faktuře je možné směřovat pouze jednotlivé položky na zakázky, není možné všem položkám hromadně určit jednu zakázku.
Také pořízení jednotlivých položek přijaté faktury obsahuje méně údajů než položky u vydané faktury.
Na této stránce najdete:
| Obsah |
|---|
Při tvorbě nové faktury ("F3 - Nová") program nabídne standardně několik možnosti vytvoření (viz obrázek):
Ad1) Ručně
Standardní způsob, kdy je potřeba vyplnit všechny údaje:
- Dodavatel - se volí pomocí zkratky. Pokud nemáme dodavatele v adresáři partnerů, může jej uživatel přidat i takto přímo přes fakturu.
- IČ DPH ověřit - tato funkce je propojená s daňovou správou a slouží k přímému zjištění, zda je daná firma plátcem DPH nebo ne.
- Číslo faktury/ Variabilní symbol - vyplní se variabilní symbol. Do pole: "č. PF dodavatele liší-li se od VS" vyplní uživatel originální číslo přijaté faktury v případě, že se liší od variabilního symbolu. Toto je velmi důležité pro správné zpracování "Kontrolního hlášení".
- Stornovaný doklad - faktura označená tímto příznakem nebude vstupovat do kontrolního hlášení.
- Zakázka, středisko - číselník zakázek a středisek se vyvolá stiskem "*(hvězdička)" kde se pak vybírá konkrétní zakázka / středisko.
- Dodací list - uživatel do této kolonky uvede číslo dodacího listu, vyplnění však není povinné.
- Forma úhrady - po stisknutí otazníku se otevře nabídka - ze které je možné si vybrat - převodní příkaz, hotovost, inkaso, zápočet).
- Auditované - toto políčko se doporučuje mít zaškrtnuté, aby se faktury nabízely i do příkazu k úhradě. Lze nastavit i v "Správce - Předvolby - Globální - Dodavatelé"
- a další...
Stisknutím tlačítka "F6" se uživatel přesune do položkové části faktury, kde standardním způsobem přidává jednotlivé položky.
Zúčtování zaplacené zálohy ke konečné faktuře
Po pořízení položek lze klávesou "Prověřit zálohy - F9“ prověřit zálohy v rámci zadaného partnera. Program navrhne veškeré zaplacené zálohy v rámci zadaného partnera, přičemž pokud je těchto záloh více, pomocí hvězdičky (stejně jako u příkazů k úhradě) se vyberou ty, které budou zúčtovány na konečné faktuře.
Úhrada faktury na již existující platbu (dříve pořízenou)
Při běžné práci nastanou případy, kdy se pořídí platba/úhrada (banka či pokladna) dříve než samotná faktura. Faktura se pořídí později a teď je otázka, jak provést spárování těchto účetních případů, aby došlo k uhrazení faktury a tím pádem k vyrovnání na saldokontním účtu.
V tomto případě je nezbytné, aby uživatel už na účetním dokladu o platbě/úhradě předvyplnil partnera. Program pak při pořizování faktury (VF, PF) na příslušného partnera automaticky nabídne dotaz o otevřených položkách (tzv. nevypárovaných přímých zápisech v deníku), a nabídne provedení automatického vypárování (provedení úhrady) faktury. Pro toto sledování musí být ve "Správce - Předvolby – Globální - Odběratelé“ zaškrtnuta volba "Prověřovat nevypárované zápisy při ukládání faktury".
Všechny tyto rozdíly mezi deníkem a evidencí faktur je možné sledovat v modulu "Daňová kancelář - Přiznání DPH - Kontrola konzistence VF/PF“.
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
Pokud Vám program při ukládání faktury nenabídne otevřené položky, máte ve faktuře zadán jiný saldokontní účet než v přímém zápisu v deníku. |
Zaokrouhlování částky
U částky k zaokrouhlení lze ve vydaných fakturách vybrat ze dvou možností.
- První možností je, že se částka přiúčtuje k první položce na faktuře.
- Použitím druhé možnosti se zaúčtuje jako další položka s účtem předvoleným ve "Správce - Předvolby – Globální - Účetnictví - Zaokrouhlování“. V tomto případě je potřeba zaškrtnout ve "Správce - Předvolby – Globální - Dodavatelé“ volbu Zaokrouhlenou částku zaúčtovat jako další položku.
Ad2) Faktura na základě šablony
Tento způsob pořízení faktur umožňuje hromadné pořízení faktur ve spojení s modulem "Šablony“. V případě pořízení jedné faktury na základě konkrétní šablony se v prvním kroku zadá název nebo číslo šablony, ale pokud se vystavuje hromadně (více faktur najednou), je nutné povolit hromadnou fakturaci (nabídka v aktuálním okně) a stisknout klávesu "Enter“.
V prvním případě se okamžitě nabídne 2. krok pro zadání data vystavení, uskutečnění a data splatnosti a následně se vytvoří faktura, kterou je možné před uložením upravit.
V druhém případě se rozbalí nabídka všech šablon, ze kterých je možné vybrat konkrétní šablony (skupinu), pro kterou budou faktury vystavovány, a to pomocí hvězdičky, podobně jako u výběru z neuhrazených faktur u příkazů k úhradě. Potvrzením výběru se nabídne okno pro data faktury a potvrzením „OK“ se vytvoří a uloží skupina faktur dle výběru šablon.
K tisku se pak ihned nabídne rozsah všech faktur, které byly v danou chvíli na základě šablon vytvořeny.
Ad3) Na základě skladové příjemky
Tímto způsobem se faktura pořídí automatickým dotažením údajů z příjemky do faktury. Tento způsob uživatel použije v případě, že během pořizování příjemky nevyužil volby automatizovaného vytvoření přijaté faktury k příjemce.
V 1. kroku je nutno zadat dodavatele, na kterého byla příjemka pořízena nebo provést výběr příjemky klávesou - "F8", čímž se zobrazí kompletní seznam nevyfakturovaných příjemek (příjmů do skladu, které nebyly vyfakturovány). V dalším kroku se upřesní výběr příjemky, pokud je u dodavatele pořízeno více příjemek. Fakturu je možné vystavit na základě více příjemek (označení se provede podobně jako u příkazů k úhradě znakem *).
V další fázi je možné zadat měnu, pokud se doklad vystavuje v cizí měně, a případnou změnu kódu DPH. Po potvrzení OK se program zeptá, v případě zadání doprovodných nákladů (clo, doprava,…) na příjemce, na zahrnutí těchto doprovodných nákladů do faktury. Pokud uživatel zvolí Ano, program doprovodné náklady rozpustí do položek. Pokud uživatel zvolí Ne, vytvoří se faktura jen s položkami příjemky. Po vytvoření faktury může uživatel případné změny na položkách provádět přes klávesu "F6“ a poté "F4" na konkrétní položce. Je třeba ještě poznamenat, že pokud se vytváří faktura na základě více příjemek, program ve faktuře automaticky přiřadí ke každé položce příslušné číslo příjemky, na základě kterého byla vytvořena ve faktuře.