Pokiaľ Vaše účtovné obdobie nezačína 1.1., tak tento bod vynechajte.
1. V "Správca - Predvoľby-globálne" nastavíte aktuálny rok.
2. To isté urobíte v užívateľských predvoľbách, ktoré majú najväčšiu prioritu. Každý užívateľ v sieti môže pracovať v rôznych rokoch. Pokiaľ bude údaj v užívateľských predvoľbách prázdny, bude sa preberať z globálnych predvolieb. Môžete sa prepínať tam aj späť podľa potreby.
Teraz je možné prepínať sa medzi účtovnými obdobiami priamo na základnej obrazovke. Tu menené obdobie sa ale neukladá do predvolieb, to znamená, že sa pamätá len do vypnutia programu.
Pre sústavu podvojného účtovníctva:
Pokiaľ Vaše účtovné obdobie nezačína 1.1., tak aj tento bod vynechajte.
1. V "Účtovníctvo - Nastavenie, osnova, denníky- Začiatočná súvaha" necháte automaticky založiť účet 701. Pri zakladaní Vás program rovnako vyzve ku kópii účtovnej osnovy z minulého roku. Ak Vás nevyzve systém automaticky, stlačte tlačidlo "Automatické založenie..."
Počiatočná súvaha sa zakladá i keď ešte nemáte spracovaný minulý rok. Založíte si vlastne predbežnú súvahu, ktorú môžete podľa uváženia kedykoľvek aktualizovať (týždenne, po audite, …). Predbežná súvaha sa tvorí prevažne kvôli finančným účtom a nemusia sa ani rovnať aktíva a pasíva.
Pohľadávky/Záväzky v cudzej mene (iba sústava PÚ)
Preceniť pohľadávky a záväzky v cudzej mene sa odporúča ihneď, než budú zrealizované ich platby došlé/odoslané v r. 2015! Precenenie sa robí automaticky na povel v module: "Odberatelia - Precenenie pohľadávok" alebo "Dodávatelia - Precenenie záväzkov".
K účtu 431 (iba sústava PÚ)
Program Vám automaticky navrhne v počiatočnej súvahe hodnotu účtu 431 (výsledok hospodárenia v schvaľovaní). Ale vzhľadom k tomu, že tento účet nemá číslo riadku v súvahe, bude súvaha do doby preúčtovania skreslená. Do doby než rozhodne valné zhromaždenie o hospodárskom výsledku sa ponúkajú tieto možnosti:
1. Ihneď prevedieme zostatok na účet 428 (nerozdelený zisk) alebo 429 (neuhradená strata...). Toto používa väčšina firiem
2. Keď ide o firmu individuálny podnikateľ, prevedie sa zostatok na účet 491
3. Pokiaľ sa striktne čaká na rozhodnutie valného zhromaždenia (firma nechce ihneď účtovať na účty 428, 429), neostáva nič iné ako si v účtovej osnove založiť analytický účet napr. 431.900 VH v schvaľovaní - nerozdelený zisk a vybrať číslo riadku v pasívach zhodné s účtom 428 tj. r. 85. Potom previesť preúčtovaním z pôvodného účtu 431. (Preúčtovanie na iný analytický účet je nutné z dôvodu správneho zostavenia súvahy. Účet 431 z počiatočnej súvahy nesmie mať priradené číslo riadku v súvahe).
Doporučená uzávierka skladu
Teraz popíšeme, čo všetko je potrebné skontrolovať a urobiť pred uzávierkou skladu. Samozrejme, že jedným zo základných nástrojov uzavretia skladu je inventúra, ale teraz sa skôr zameriame na kontrolné mechanizmy a funkcie, ktoré preveria správnosť ocenenia zostatkov skladových zásob a správne zaúčtovanie skladu.
Užívatelia sa často dopúšťajú pri zadávaní výdajov a príjmov chýb (i z dôvodu väčšej voľnosti systému, napr. povolenie výdajov do mínusu), ktoré môžu byť príčinou nesprávneho ocenenia zásob, vzniku rozdielov v účtovníctve a s tým súvisiaca chybná tvorba nákladov, čo má mať v konečnom dôsledku vplyv na tvorbu hospodárskeho výsledku.
Funkcia pre riadne ocenenie skladových zásob:
Kontrolný prepočet
"Sklad -> Kontroly, účtovanie, inventúra -> Kontrolný prepočet" - vzhľadom k tomu, že program PREMIER systém umožňuje spätné zmeny na už vyhotovených dokladoch, mnoho užívateľov využíva tejto prednosti, ale pre riadne prevedenie týchto zmien do celého systému je nutné spustiť funkciu "Kontrolného prepočtu". Táto funkcia automaticky zavedie do systému všetky zmeny a podľa týchto zmien dopočíta do výdajok správnu skladovú cenu. Najviac pri opravách množstva a cien na príjemkach a výdajkách, či zmenách dátumu na príjmoch a výdajoch skladových zásob.
Zistenie záporných zostatkov
"Sklad -> Kontroly, účtovanie -> Audítor skladu -> Skontrolovať záporné zostatky" - pred uzávierkou skladu je nutné spustiť túto funkciu, ktorá preverí, či sa na skladových kartách nevyskytuje v časovej postupnosti príjmov a výdajov záporný zostatok, ktoré vznikajú predovšetkým spätnou zmenou dátumu príjemok, či výdajok, a to i pri užívateľoch, ktorí majú zakázaný výdaj do mínusu. Funkcia automaticky ukáže dátum, kedy na skladovej karte vznikne záporný zostatok. Pri zistení záporných zostatkov je nutné zmeniť dátum príjemky či výdajky takým spôsobom, aby bol záporný zostatok odstránený. Po týchto operáciach je nutné spustiť "Kontrolný prepočet". V súčasnej dobe už program obsahuje automatický mechanizmus, ktorý upozorňuje užívateľa pri zmene dátumu príjemky/výdajky na možný výskyt záporného zostatku na skladovej karte.
Kontrola správnosti zostatkov
"Sklad -> Kontroly, účtovanie,inventúra -> Audítor skladu- Prekontrolovať správnosť ocenenia zostatkov na sklade" - táto kontrolná funkcia sa používa predovšetkým vo chvíli, kedy užívateľ zistí, že v zostave zostatkov na sklade, majú niektoré karty s nulovým množstvom ocenenie. Toto ocenenie nulových zostatkov na sklade môže vzniknúť tvorbou príjemiek so záporným množstvom. Zrušenie ocenenia nulových zostatkov zaistí vytvorenie korekčnej príjemky.
Porovnať prevody medzi skladmi
"Sklad – Kontroly, účtovanie -> Audítor skladu - Porovnať prevody medzi skladmi" - táto funkcia preverí kontinuitu prevodov medzi skladmi. Táto kontinuita sa môže narušiť napr. zmenou ocenenia príjemky, z ktorej je vyskladňované na iný sklad. Kontrolný prepočet dopočíta do prevodnej výdajky správnu skladovú cenu, podľa tejto zmeny, ale neprenesie ju už do prevodnej príjemky, ktorá je s touto výdajkou previazaná. Túto možnosť zaistí funkcia "Automaticky opraviť", ktorá sa nachádza v detailoch rozdielov prevodov medzi skladmi.
