Jak dostat dokumenty do PREMIER Ai?
Uživatel má k dispozici více způsobů, jak dostat dokument(y) do aplikace PREMIER Ai:
Automaticky
- napojením aplikace PREMIER Ai na e-mail(y) - nastavení je popsáno zde.
- automatickým načítáním z předem zvolené složky - nastavení výchozí složky je popsáno zde.
prostřednictvím API z DMS serveru/webového portálu klienta.
K tomu je nezbytná verze PREMIER Enterprise a nástavba API, kde je k tomuto účelu doplněn nový příkaz.
Základní funkce obrazovky PREMIER Ai
Typy dokumentů
Nad seznamem načtených dokladů se zobrazí informace ohledně druhu dokumentu, na kterém aktuálně stojí kurzor. Možné typy:
- Objektový dokument čitelný - lze přímo vytěžit.
- Sken/fotka bez textu - který je nutno následně převést pomocí funkce "Načíst pomocí OCR" na čitelný dokument a až poté vytěžit. Načtení pomocí OCR je možné přímo odtud nebo v obrazovce "Vytěžování" v dalším kroku.
Jakmile bude načtení provedeno zobrazí se informace ohledně čitelnosti a rotace dokumentu.
Rovněž je možno pro převod využít hromadnou funkci "Navrhnout pro OCR převod", která je k dispozici jako "Hromadná akce". Kdy program sám projde seznam faktur, označí ty, které se mají převádět, a převod se následně spustí volbou "Načíst pomocí OCR". Kombinovaný dokument - čitelný resp. nečitelný - dokument, ve kterém jsou datové i obrázkové údaje. Dokument se částečně vytěží hned (datové údaje) a ostatní údaje (obrázkové) se vytěží až po "Načtení pomocí OCR".
Jakmile systém detekuje zakódované PDF, nabídne u něj také načtení pomocí OCR.
U OCR převodu je u nekvalitních skenů/fotek respektována rotace (naleznou se správně veškeré čitelné údaje, nepřeskakují řádky).
Další ovládací prvky
Připojit k vazbám dokladu - pakliže se bude jednat o dokument, který systém nerozpozná (např. se nebude jednat o doklad), je možné jej touto volbou připojit do vazeb napříč celým systémem, Po stisknutí volby stačí pouze dohledat kde se má vazba na dokument vytvořit.
Ukázat vytěžení, akce - tato volba umožní vytěžování z jedné obrazovky více zde.
Funkce je dostupná pro PC s rozlišením obrazovky minimálně 1920 x 1080 px.
Dohledat - pro snadné vyhledávání v aplikaci PREMIER Ai (dle čísla dokladu, partnera, částky ad.)
Seznam dokumentů
Dokumenty v seznamu jsou defaultně seřazeny dle data a času nahrání. Jedná se o klasickou unigridovou tabulku, které jsou napříč celým programem, takže je možno využít všechny její funkce jako filtry, řazení, vyhledávání či změna pohledu. Seznam dokumentů v PREMIER AI obsahuje následující údaje:
Čas - informace ohledně data resp, času načtení dokumentu do PREMIE AI.
Obálka - pakliže se jedná o e-mail objeví se v tomto sloupci obálka. Kliknutím na obálku se daný e-mail zobrazí.
Typ - obsahuje informaci ohledně typu dokumentů viz výše.
Druh - informace již vyčtená z dokumentu ohledně druhu dokladu.
VS, Číslo - variabilní symbol a případně v závorce číslo dokladu, liší-li se od VS. Jedná se o již vytěžený údaj z dokumentu.
Partner - informace o partnerovi z dokladu, Rovněž vytěžený údaj.
Měna - informace z vytěženého dokumentu.
K úhradě - údaj z vytěženého dokumentu.
Poznámka - prostor pro libovolnou zde editovatelnou poznámku k dokumentu.
- podpora práce v týmu, možnost přiřadit dokument uživateli s následnou informací komu je Přiřazeno.
- pro mazání po jednotlivém dokladu z PREMIER Ai.
- vytěžování daného řádku.
Status schvalování - pakliže doklad spadá do schvalovacího procesu, aktivují se vždy příslušné funkce a zde je k dispozici údaj o aktuálním statusu schvalování. V horní části obrazovky je pak ovládací prvek pro workflow, kde je možné doklad odeslat ke schválení, popř. i schválit přímo zde, pokud je uživatel zároveň schvalovatel v nastavené hierarchii schvalování.
Další akce
Hromadně zapsat připravené - automatický hromadný zápis dokladů se statusem "Připraveno k přímému zápisu".
Vytěžit/ zápis - touto volbou se provede vytěžení dokumentu, na kterém aktuálně stojí kurzor. Podrobnosti zde.
Rychlý vstup
Pakliže chce uživatel vložit dokument k vytěžení bez využití aplikace PREMIER AI, má k dispozici rychlé vstupy, pomocí kterých se dostane ihned k vytěžování vloženého dokladu.
Takto lze vytěžovat dokumenty pouze jednotlivě. Pakliže chcete načíst/zpracovávat více dokumentů, doporučujeme využít aplikaci PREMIER AI.
Z hlavní obrazovky pod volbou "A".
Nebo u pořizování nové přijaté faktury resp. zálohového listu.