Účtovníctvo
Podvojné účtovníctvo je subsystém, ktorý slúži pre kompletné nastavenie väčšiny účtovných kategórií, pre vytváranie prvotných dokladov (Banka, Pokladňa, Interné doklady), integráciu sekundárnych (nepriamych) účtovných dokladov (Vydané a Prijaté faktúry), integráciu off-line účtovných dokladov (mzdy, majetok a sklady) a ďalej slúži k zostavovaniu všetkých účtovných a uzávierkových výkazov (DPH, súvaha, výkaz atď.) a manažérskych prehľadov pre vyhodnocovanie ekonomického hospodárenia firmy.
Účtovníctvo - základná schéma
Moduly pre nastavenie základných údajov firmy (názov, hlavička atď.)
Moduly pre nastavenie účtovného systému (účtová osnova, dokladové rady, počiatočná súvaha)
Moduly pre nahrávanie vstupných dát (dokladov), zjednotenie nepriamych zápisov do účtovného denníka (vydané/prijaté faktúry) a off-line účtovanie (mzdy, sklad, majetok)
Moduly pre nastavenia stráženia a automatizovaného vytvárania periodických platieb (záloha na daň, leasing, čiastočné platby faktúr atď.)
Moduly pre sledovanie položiek na jednotlivých účtoch, obratov na týchto účtoch, sledovanie počiatočných a konečných zostatkov a ich štruktúru, párovanie dokladov pre zobrazenie konečného zostatku na účte.
Moduly pre zostavovanie uzávierkových výkazov (Aktíva, Pasíva, Výkaz ziskov a strát) a nadstavbové moduly pre tvorbu zostáv, nevyhnutných pre sledovanie hospodárenia firmy, vyhodnocovanie zákaziek, stredísk a partnerov, ďalej ekonomiky firmy a sledovanie štruktúry finančných tokov firmy
Moduly pre kontrolu a zostavovanie prehľadu o DPH a modul pre zostavovanie všetkých daňových priznaní.
Než sa začne účtovať - všeobecné účtovné pojmy - nastavenie
V účtovníctve sa jednotlivé doklady nahrávajú a účtujú primárne v module denník, ktorý je vnútorne rozdelený na tzv. "Dokladové rady" (napr. pokladňa, banka, interné doklady atď.). Sekundárne sa do modulu "Denník" preťahujú doklady z ostatných modulov, buď automatizovane on-line (Prijaté faktúry, vydané faktúry) alebo spôsobom off-line (odpisy, mzdy, sklad).
Pred samotným účtovaním je nutné nastaviť a definovať základné účtovné kategórie, nevyhnutné pre zahájenie práce účtovníka. Nižšie sú uvedené všeobecné pojmy účtovníctva a ich riešenie v PREMIER systéme.
Účtovná sústava
PREMIER systém umožňuje účtovne viesť okrem klasickej podnikateľskej sféry tiež neziskové a príspevkové organizácie. Všetky funkcie a postupy v programe sú rovnaké pre všetky, len účtovná osnova ponúka iné čísla riadkov uzávierkových výkazov, z čoho vyplýva, že program zostaví prehľady v module "Súvaha, výkaz.." odpovedajúce zvolenej účtovnej sústave.
Nastavenie pre účtovnú sústavu možno nájsť v "Správca - Predvoľby Globálne - Všeobecné - Účtovná sústava".
Účtovné obdobie
PREMIER systém je v rámci práce v rôznych účtovných obdobiach kontinuálny, tzn., že je možné pracovať v novom účtovnom období, a nemusí byť uzavreté staré.
Zmena a opravy v účtovnom a minulom období
Rovnako zmeny a opravy možno robiť v aktuálnom aj v ktoromkoľvek minulom účtovnom období; všetko záleží na nastavení prístupových práv a nastavení aktuálneho účtovného obdobia.
Účtovné obdobie sa zadáva v module "Správca - Predvoľby Globálne - Všeobecné " v poli "Aktuálne účtovné obdobie". Obdobie sa MUSÍ zadať tiež v "Predvoľbách Užívateľských", ktoré slúžia na sieťovú prevádzku. Tento údaj možno ľubovolne meniť podľa potreby užívateľa.
Nazerať do prehľadov a dát predchádzajúcich období možno bez nastavenia iného účtovného obdobia. Stačí len pred vstupom do príslušného modulu či zostavy zadať minulé obdobie; program ponúkne všetko podľa zadaných podmienok, bez ohľadu na nové či minulé účtovné obdobie. Rovnako zmeny a opravy možno vykonávať v minulom účtovnom období, všetko záleží na nastavení prístupových práv a nastavení aktuálneho účtovného obdobia.
Prvé účtovné obdobie dlhšie než kalendárny rok
Hocikedy sa stáva, že účtovná jednotka je založená koncom kalendárneho roka. Nechce používať fiškálne účtovné obdobie, alebo rovnako nechce vytvárať účtovnú závierku a potom daňové priznanie za krátky časový úsek, ktorý je od vzniku do konca kalendárneho roka, teda bežného účtovného obdobia. Účtovná jednotka sa rozhodne teda účtovníctvo neuzatvárať a pokračovať v účtovaní až do konca roka nasledujúceho (napr. vznik firmy bol 3.1.2012 a prvé účtovné obdobie firmy bude teda od 3.12.2012 do 31.12.2013. V takomto prípade účtovná jednotka zaškrtne v "Správca - Predvoľby globálne - Všeobecné" vedľa dátumu vzniku účtovnej jednotky "Účtuje sa od vzniku".
Fiškálny rok a prvé účtovné obdobie dlhšie než kalendárny rok
Veľa firiem prechádza podľa platnej legislatívy na na hospodársky rok (fiškálny), tzn. že účtovné obdobie nie je od 01.01.xxxx do 31.12.xxxx ale iné. Program PREMIER system sa tomuto spôsobu vedenia účtovníctva vie prispôsobiť a užívateľ si tak v module Správca - Predvoľby globálne- Všeobecné" v ponuke "Začiatok účtovného roka" zvolí časové obdobie svojho fiškálneho roku.
Program potom automaticky pri preklápaní počiatočnej súvahy, účtovej osnovy či pri zostavovaní akýchkoľvek prehľadov ponúka toto účtovné obdobie. Taktiež zostatky (napr. v pokladni či banke) počíta vo vzťahu k nastavenému obdobiu, tzn. že pokiaľ je hospodársky rok napr. od 1.7.xxxx do 30.6.xxxx, potom si program berie počiatočný zostatok podľa začiatočnej súvahy od 1.7.
V súčasnej dobe nie je riešené nastavenie číslovania dokladov, ktoré je nutné nastaviť ako pri klasickom období. V prípade potreby je nutné na prvom doklade nasledujúceho roku (klasického obdobia, tzn. 1.1) vnútiť potrebné číslo dokladu (tj. o jedno vyššie, než je posledné číslo dokladu v predchádzajúcom kalendárnom roku). Rovnako tak tvorba dát je v denníku opticky rozdelená podľa kalendárneho roku, tzn. že na obrazovke má užívateľ k dispozícii buď dáta z časti minulého účtovného obdobia (od 1.súvahového dňa do 31.12.) alebo od 1.1. do konca fiškálneho účtovného obdobia.
Pokiaľ neúčtuje firma vo fiškálnom účtovnom období od svojho vzniku, prechádza naňho logicky v rokoch nasledujúcich. V tomto okamihu účtovného obdobia, ktoré začalo ako klasické, ale z dôvodu prechodu firmy na fiškálny rok, nebude končiť k 31.12., ale ku dňu predchádzajúcemu prvému súvahovému dňu prvého fiškálneho obdobia. V tomto okamžiku nastávajú dva rôzne prípady dĺžky účtovného obdobia, ktoré ako posledné začalo ako klasické účtovné obdobie, teda k 1.1. kalendárneho roku. V 1. prípade je kratšie, než bežné účtovné obdobie (12 kalendárnych mesiacov), a to vtedy, keď fiškálny rok začína v druhej polovici kalendárneho roku alebo naopak dlhšie, kedy začne fiškálny rok v prvej polovici kalendárneho roku. V prípade, že je vyššie spomenuté účtovné obdobie kratšie než kalendárny rok, je nutné zaškrtnúť v "Správca - Predvoľby globálne - Všeobecné" zaškrtávacie políčko "Dobiehajúci rok je skrátený".
Daňové nastavenie
Nachádza sa v "Správca - Predvoľby Globálne - Všeobecné - Daňové nastavenie ". Ak je účtovná jednotka platca DPH, musí sa vyplniť IČ DPH. Potom pod tlačidlom "Daňové nastavenie" je nutné nastaviť, či je účtovná jednotka fyzická alebo právnická osoba, či je účtovná jednotka neplátcom alebo platcom DPH - vrátane periódy pre podávanie daňového priznania DPH (mesačné, kvartálne). Tu sa zároveň nastavuje zvláštny režim DPH, ktorý účtovná jednotka bude používať - v pravej hornej časti (DPH podľa VAP/cestovný ruch).
Ďalej je tu nutné vyplniť pokiaľ možno všetky údaje v nižšie uvedených kolónkach, ktoré program používa v najrôznejších zostavách a priznaniach, a to vrátane tých, ktoré sú podávané elektronickou formou.
Kódy DPH a ich účtovanie
Celý systém sledovania DPH je založený na priraďovaní jednotlivých kódov DPH jednotlivým dokladom, resp. položkám dokladu. Tieto kódy ("Správca - Predvoľby globálne - Všeobecné- Kódy DPH") obsahujú sadzby DPH (0%, zníženú a základnú), číslo riadku resp. riadkov v priznaní k DPH, príslušné oddiely v kontrolnom výkaze alebo či ide o DPH na vstupe alebo na výstupe a účet, ktorý je k príslušnému kódu priradený. Preto je pred zahájením práce nutné skontrolovať a prípadne doplniť ku kódom účty, ktoré účtovná jednotka používa v účtovníctve.
Kódy pre odpočet DPH u oslobodeného prijatého plnenia
Vzhľadom k niekoľkým variantám možnosti krátenia odpočtu DPH sú v PREMIER systém definované len základné kódy DPH. Pokiaľ účtovná jednotka používa krátenie odpočtu pomocou koeficientu, rozčlenenie plnenia s nárokom a bez nároku či kombináciou oboch spôsobov, musí si účtovná jednotka pre tieto spôsoby navoliť vlastné kódy DPH. V novom kóde stačí zvoliť výšku DPH a hlavne riadky daňového priznania k DPH, do ktorého bude tento kód vstupovať. Následne potom už program všetko automaticky rieši. V poslednom zdaňovacom období pre DPH je nutné však prepočet a výpočet koeficientu urobiť ručne (pomocou tlačidla "zmeniť" a potom následne "uložiť") zadať rozdiel, medzi používanou a vypočítanou DPH kráteným koeficientom, pokiaľ je vypočítaný odlišný od používaného koeficientu v priebehu účtovného obdobia.
Strediskové a zákazkové účtovníctvo + doplnkové analýzy
Program umožňuje až troj-úrovňové členenie nákladov a výnosov, ktoré sa premieta do všetkých subsystémov programu. Každý prehľad programu potom umožňuje pred vytvorením zostavy výber a kombináciu týchto úrovní, čo sú strediská, zákazky a užívateľom zvolená doplnková analýza. V module "Správca" sa definujú strediská, v module "Zákazky" sa vytvárajú karty zákaziek a v "Správca - Predvoľby globálne - Účtovníctvo" sa definujú doplnkové analýzy. Možnosť sledovania zákaziek a stredísk (nákladových miest) má obrovský význam pre vedenie nákladového účtovníctva, ktoré je v súčasnej dobe vyžadované zo strany finančných úradov. Zákazky a strediská je možné tiež vytvoriť formou stromovej štruktúry s neobmedzeným počtom vnorení (odnoží), tj. určiť nadradené a podradené zákazky (strediská) či skupiny zákaziek (stredísk). Prehľady je možné potom členiť nielen na ľubovolné skupiny zákaziek (stredísk), ale aj na skupiny zákaziek (stredísk) vyplývajúcich z nami zvolenej stromovej štruktúry.
Cudzie meny v účtovníctve - kurzové rozdiely
PREMIER systém komplexne podporuje používanie cudzích mien v účtovníctve vo všetkých smeroch:
- možnosť evidencie pokladne a banky v cudzej mene - v dokladových radách banky a pokladne je nutné nastaviť evidenciu týchto dokladových rád v cudzej mene (viď. kapitola "Dokladové rady")
- vystavovanie dokladov v cudzej mene - pri vystavovaní dokladov v cudzej mene stačí v ľavom dolnom rohu obrazovky zvoliť ponuku "Doklad v cudzej mene", program potom ponúkne výber z kurzového lístka a urobí prepočet čiastky
- automatizované účtovanie kurzových rozdielov - nastavením účtov pre kurzové zisky a straty ("Správca - Predvoľby globálne - Účtovníctvo") program pri úhradách či platbách automaticky vypočíta kurzový zisk či stratu a toto je ďalšia položka zaznamenaná do denníka
- priebežný prepočet zostatkov v pokladni a banke k aktuálnemu kurzu - v hornom menu "Denník" sa ponúka funkcia "Precenenie pokladne", program precení stav pokladne k zadanému kurzu
- automatizované precenenie záväzkov a pohľadávok - ku koncu účtovného obdobia podľa jednotlivých faktúr a ich automatický presun do nákladov, resp. výnosov (viď modul Odberatelia/Dodávatelia)
- automatizované sťahovanie kurzového lístku - cez internet
- tlač zostáv s možnosťou tlače v cudzej mene - s prepočtom na zadaný kurz (obratová súvaha, hlavná kniha). U týchto zostáv sa vo voľbe tlače nachádza možnosť zadať tlač v cudzej mene a možnosť zadania konkrétneho kurzu, ku ktorému sa stavy na zostave automaticky prepočítajú.
- rozdelenie pohľadávok a záväzkov v tuzemskej a cudzej mene - možnosť vytvorenia zostavy podľa cudzích mien v module "Odberatelia/Dodávatelia - Prehľady pohľadávok/záväzkov".
Kurzový lístok
Kurzový lístok, tzn. číselník cudzích mien a kurzov, pomocou ktorého sa nahrávajú dáta v cudzej mene, sa nachádza vždy v hornom menu "Pomôcky - Kurzový lístok", alebo na každom nahrávanom doklade pomocou zaškrtávacieho políčka "Doklad v cudzej mene" (či klávesy F7), ktorá je umiestnená spravidla v dolnom rohu vytváraného účtovného dokladu a kliknutím myši naňho sa kurzový lístok aktivuje, alebo ho možno vyvolať kombináciou Ctrl + L.
Vytvorenie jednotlivých mien sa robí štandardne (funkcia Pridať, Pridať s kópiou, Zmeniť, Zmazať), údajmi u každej meny, kód meny (USD, CZK), množstvá (pokiaľ sa kurz prepočítava v inom pomere než 1:1). Pri pridávaní nových kurzov program vytvára históriu vývoja kurzov, pričom ten posledný definovaný sa vždy ponúka ako aktuálny.
Kurzový lístok možno tiež sťahovať cez internet - pomocou tlačidla "Aktualizovať z www.ecb.europa.eu".
.jpg?version=1&modificationDate=1490617411236&cacheVersion=1&api=v2)
Postup pri prechode na iný systém
Prechod užívateľov na iný systém sa dá urobiť viacerými spôsobmi. Najčastejší spôsob prechodu do nového systému - k novému účtovnému obdobiu, teda k 1.1. (v prípade fiškálneho roku to samozrejme môže byť iný dátum).
1. Definovanie počiatočnej súvahy (účet 701), účtovej osnovy a definovanie dokladových radov.
2. Vytvorenie zoznamu faktúr, ktoré sú už zaúčtované v predchádzajúcom systéme, je však potreba mať súpis otvorených pohľadávok/záväzkov (neuhradených) v novom programe z dôvodu realizácie úhrad a platieb týchto faktúr a potreba detailného stavu uhradených a neuhradených pohľadávok a záväzkov.
V tomto prípade je nutné v "Správca - Predvoľby užívateľské " nastaviť minulé účtovné obdobie (pred dátumom 1.1.) a tieto faktúry do modulu "Vydané - Prijaté faktúry" k 31.12. vytvoriť. Pri tvorbe faktúr sa k nim priradí príslušný súvahový účet, ktorý potom bude vstupovať pri úhradách do denníku oproti účtu 211xxx a 221xxx (alebo k inému v prípade zápočtu). Príslušný súvahový účet, je potrebné v minulom období založiť do účtovej osnovy.
Toto je základný postup pri prechode z iného programu na PREMIER systém. Pokiaľ sa prechádza v priebiehu obdobia, ponúkajú sa dve varianty: buď sa nahrajú ručne dáta od 1.1. príslušného účtovného obdobia, alebo možno obraty za príslušné obdobie nahrať kumulatívne, napr. oproti účtom vnútorného zúčtovania.