Stahování DPN pomocí certifikátu přímo přes VREP

Abyste mohli začít zpracovávat e-neschopenky, musíte udělat tyto kroky:

1. Dodatečně si u ČSSZ zaregistrovat službu "Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti" - tj. rozšířit si registraci i pro zpracování DPN.   

2. Pro realizaci komunikace pomocí kanálu VREP musíte mít k dispozici KOMERČNÍ CERTIFIKÁT (doposud používaný kvalifikovaný certifikát bude nadále sloužit pouze pro odesílání ONZ, ELDP, příloh k žádostem o dávky).

Odkaz na tiskopis k registraci služeb u ČSSZ:

https://www.cssz.cz/web/cz/zakladni-informace-eportal

https://eportal.cssz.cz/web/portal/-/tiskopisy/p-oznam-2022

https://www.cssz.cz/web/eneschopenka/pruvodce-pro-zamestnavatele-a-ucetni-firmy-jak-ziskat-informace-o-neschopenkach-zamestnancu

Publikujeme sdělení ČSSZ k našemu dotazu, zda postačí doposud pro odesílání ELDP, ONZ atd. používaný certifikát kvalifikovaný :

Nastavení KOMERČNÍHO CERTIFIKÁTU :

Kvalifikovaný certifikát zůstane nastavený stejně jako doposud - bude nadále sloužit k odesílání ELDP, ONZ atd. a také ke komunikaci se zdravotními pojišťovnami.

Import e-neschopenek do PREMIERA

V personalistice k tomuto účelu bude sloužit stejná oblast, jakou doposud používáte pro komunikaci s ČSSZ. S účinností od 01.01.2020 byly všechny typy komunikace (odesílání ONZ, odesílání ELDP i e-neschopenky) sjednoceny do jednoho přehledu - Hlášení ČSSZ.

Odeslání požadavku pomocí VREP

Takto můžete odeslat žádost o zaslání přehledu o DPN pouze prostřednictvím kanálu VREP (tedy s využitím komerčního certifikátu a také za předpokladu, že máte u ČSSZ registraci pro službu DZDPN).

Potvrzením volby "hlášení o DPN" se dostanete k volbě období, za které chcete data stáhnout.

Z toho vyplývá, že je možné stáhnout údaje o neschopnostech za část měsíce - kvůli odesílání příloh k žádostem o dávku - a po skončení měsíce zopakovat požadavek za celé období kvůli správnému načtení pro zpracování mezd (to, za jaké období jste posílali požadavek, zjistíte rozkliknutím Detailu ve sloupce Detail ePodání).

Pokud odešlete požadavek pomocí kanálu VREP, uvidíte odeslaný požadavek v seznamu podání.

Získání odpovědi na požadavek - načtení DPN do Přehledu DPN

Po odeslání požadavku vyčkáte pár minut a následně obdobnou cestou získáte odpověď na váš požadavek - přehled DPN vašich zaměstnanců.

Stažení DPN pomocí Datových schránek

V případě, že pro komunikaci s ČSSZ využíváte datovou schránkou, pak vám informace o DPN vašich zaměstnanců budou zasílány do vaší datové schránky.

Datové schránky s přístupem nastaveným přímo v PREMIERU

Pokud máte přístup do datové schránky nastavený přímo v PREMIERU v uživatelských předvolbách, pak informace do Přehledu DPN načtete jednoduše.

a dále budete pokračovat

potvrdíte požadované období, za které chcete informace stáhnout a zobrazí se vám toto okno s výběrem zpráv z ISDS

Datové schránky mimo PREMIER

Pokud z nějakého důvodu nechcete mít v PREMIERU nastavený přístup do datové schránky, pak je nutné informace o DPN vašich zaměstnanců, které vám přišly do datové schránky mimo PREMIER ve formátu xml, uložit ve vašem počítači do předem určené složky a dále postupovat tak

Ruční zápis DPN do Přehledu DPN

Pokud nevyužíváte žádný z výše popsaných způsobů stahování informací o DPN, musíte DPN vašich zaměstnanců zapsat do Přehledu DPN ručně (nestačí tak, jak tomu bylo do konce roku 2019 zapisovat DPN přímo do výkazu práce).

Ruční zápis provedete takto:

Práce s Přehledem DPN

Informace, které o DPN máte v přehledu DPN, ať už stažené či ručně zapsané, můžete dále zpracovávat.

Tento seznam si budete moci editovat dle potřeby, tj. za zvolené období, pouze neukončené DPN, všechny DPN pomocí označeného tlačítka.

Zobrazované informace obsahují i údaj o typu pracovněprávního vztahu, ke kterému se vztahuji - to bude mít význam v případech, kdy je zaměstnanec jak v hlavním pracovním poměru, tak např. i jako zaměstnanec na pojištěnou DPČ.

Stažené údaje o DPN, které budou také zobrazeny v Přehledu DPN za příslušné období, budou následně načteny přímo do výkazů práce za toho období při jejich "zahájení" - tj. buďto hromadném nebo při zahájení jednoho konkrétního zaměstnance přímo z jeho výkazu, přičemž PREMIER automaticky danou DPN rozdělí do dvou řádků

• prvních 14 KD zapíše MP 610
• další dny již MP 600

a převezme také číslo DPN i všechny další informace potřebné k výpočtu náhrady.

Zaměstnanec pracoval v prvním dni DPN

Informaci o skutečnosti, že zaměstnanec v prvním dni DPN část směny odpracoval, zapíšete do DPN po jejím otevření a zápis uložíte. Při zahájení PREMIER automaticky tuto situaci správně vyhodnotí, také příloha k žádosti o dávku bude tuto skutečnosti obsahovat.

Hlášení o skončení DPN

Ke staronovým povinnostem zaměstnavatele bude náležet odeslání hlášení o skončení DPN - tj. sdělení ČSSZ, že po skončení DPN zaměstnanec nastoupil zpět do práce a informace o tom, zda pracoval v posledním dni trvání DPN. Doposud tyto informace zaměstnavatel doplňoval na papírovém formuláři ukončení DPN. Nyní bude tuto informaci poskytovat ČSSZ elektronicky. Toto hlášení bude možno v PREMIERU zrealizovat v rámci Přehledu  DPN, kdy nejdříve doplníte příslušné informace a následně provedete odeslání tohoto hlášení buďto prostřednictvím VREP nebo Datových schránek (ISDS).

Doplnění informací provedete takto:

Vyplněný doklad si můžete následně vytisknout:

Odeslání hlášení na ČSSZ provedete následovně:

Tisk informací k DPN

Informace k DPN - lze vytisknout takto:

Doporučený postup pro zpracování DPN od roku 2020

V souvislosti s výše uvedeným od roku 2020 doporučujeme při zpracování DPN v měsíci postupovat tak, že

1. V průběhu měsíce budete pracovat pouze v oblasti "Přehled hlášení o DPN" - tj. průběžně stahovat data o DPN, doplňovat a ukládat  údaje o době odpracované v prvním dni DPN, ukládat a odesílat Přílohy k žádosti o dávku, zpracovávat a odesílat Hlášení o ukončení DPN, při práci budete moci využívat kontroly odeslání přílohy apod. Pokud nebudete žádným způsobem údaje o DPN stahovat, ale budete je zapisovat ručně, pak je nebudete zapisovat do výkazu práce tak, jako tomu bylo doposud, ale budete je zapisovat do Přehledu DPN - viz kapitola Ruční zápis DPN - níže.
2. Před samotným zpracováním mezd ještě jednou stáhnete údaje o DPN za celý zpracovávaný měsíc.
3. Provedete "zahájení" ve výkazech práce - takto se veškeré DPN načtou do výkazů práce 
4. V Přehledu hlášení o DPN ověříte, zda všechny DPN jsou načteny ve výkazech práce, případné rozdíly zkontrolujete a opravíte.
5. Dále již budete pokračovat ve výkazech práce běžným způsobem

Ruční zápis DPN - vznik DPN v roce 2020 a následujících 

Pokud nebudete žádným způsobem stahovat DPN - tedy ani prostřednictvím VREP, pak budete nové DPN zapisovat ručně do přehledu DPN - z tohoto přehledu se dočasné pracovní neschopnosti budou načítat do výkazů práce při zahájení měsíce.

Postup pro zápis DPN vzniklé v roce 2020

U takto pořízených DPN odešlete přílohy k žádostem o dávku, hlášení při ukončení DPN - viz postupy popsané výše - tyto jsou společné jak pro DPN pořízené stažením dat tak pro ty, které jsou pořízené ručně.

Vytvoření přílohy k ručně zapsané DPN:

Všechny takto zapsané DPN se následně automaticky přenesou do výkazů práce v rámci "zahájení" - ve výkazu se automaticky rozdělí na MP 610 a 600, načte se číslo DPN a typ DPN, taktéž se zohlední i další Vámi uvedené informace - např. o tom, že zaměstnanec v prvním dni pracoval, že DPN nechcete proplácet apod.

K výše uvedenému připojujeme informaci publikovanou na stránkách ČSSZ:

V rámci tvorby Přílohy k žádosti o dávku jsme přidali odkaz na tento formulář na stránkách ČSSZ, který můžete pro zaměstnance takto případně doplnit a vytisknout.

Nově  byla do Přílohy k žádosti o dávku přidána možnost změny způsobu výplaty, kdy můžete tento jiný způsob výplaty zohlednit již v příloze, avšak s vědomím, že tento postup odporuje informacím publikovaným na stránkách ČSSZ - viz výše.

Nemoci přecházející z roku 2019

U nemocí přecházejících z roku 2019 bude zapotřebí v lednu tyto nemoci zapsat do Přehledu DPN s tím, že se tam uvede ručně i číslo DPN - dále již PREMIER bude postupovat stejně, jak je popsáno výše, tj. při zahájení i tuto DPN zapíše do výkazu práce. Při stisku tlačtka "nová" PREMIER nabídne seznam zaměstnanců. Příslušný pracovní poměr (pokud jich má zaměstnanec u zaměstnavatele více) vyberete až při vyplňování formuláře - vyplníte pole "Patří k PP" výběrem z nabídky trvajících pracovních poměrů.

Zápis zahraniční DPN od roku 2020

Zahraniční DPN budou zaměstnanci nadále dokládat papírovým tiskopisem. Tyto DPN se neobjeví v údajích stažených od ČSSZ, proto je budete zapisovat ručně do Přehledu DPN. Ve chvíli, kdy budete zpracovávat přílohu k žádosti o dávku, je zapotřebí zaškrtnout volbu "zahraniční DPN", aby toto podání ČSSZ zpracovala (při nezaškrtnutí bude podání nepřijato z důvodu chyby - neprojde kontrolou na číslo DPN).

Zápis zahraniční DPN:

Vytvoření Přílohy k žádosti o dávku k zahraniční DPN

Další informace - nepracovní úrazy od roku 2020

V rámci datové věty o DPN ČSSZ bohužel zaměstnavatelům nesděluje informaci, že u DPN jde o nepracovní úraz. K našemu dotazu dotazu k této problematice do časopisu Mzdová účetní jsme obdrželi toto sdělení:

V případech, že budete vědět, že DPN je z důvodu nepracovního úrazu, máte možnost si tuto skutečnost uvést v informaci o DPN tak, že z nabídky "Typ DPN" vyberete možnost "nepracovní úraz" a zápis uložíte.

Sledování délky DPN pro účely mimořádných pracovnělékařských prohlídek

Do Přehledu DPN byl přidán dodatečný sloupec, díky kterému budete mít přehled o tom, kterého zaměstnance je potřeba z důvodu DPN delší než 8 týdnů odeslat na mimořádnou pracovnělékařskou prohlídku - tyto případy se budou zobrazovat podbarveně:

Do Přehledu DPN se nově můžete přepnout přímo z výkazu práce zaměstnance - uvidíte pouze ty DPN, které se vztahují ke zpracovávanému zaměstnanci.

Zápis DPN v ochranné době do přehledu DPN

V případě, že DPN vznikla až po skončení pracovního poměru, ČSSZ již tuto událost nebude zaměstnavateli hlásit - DPN se nenačte do Přehledu DPN automaticky a nutné ji do Přehledu zapsat ručně.

V tomto případě je potřeba při zápisu do Přehledu DPN postupovat takto:

a) zvolíte Nová - pro zápis nové DPN v Přehledu - nabídne se seznam zaměstnanců, kde si příslušného zaměstnance vyberete

b) pokud se v  pracovních poměrech nenabídne ten pracovní poměr, ze kterého tato DPN v ochranné době vznikla (např. proto, že mu v současné době trvá i pojištěná DPČ), je zapotřebí změnit den vzniku DPN na den, kdy PP, z jehož ochranné doby DPN vznikla, ještě trval - a tento PP pak z nabídky k zapisované DPN přiřadit

c) opravit zpátky den vzniku DPN na skutečný začátek nemoci

d) zápis uložit

OŠETŘOVÁNÍ ČLENA RODINY

Pro zpracování Ošetřování člena rodiny jsou určeny tyto tři mzdové položky:

Na rozdíl od DPN se Ošetřování člena rodiny nadále v PREMIERU zapisuje přímo do výkazu práce. Pokud jde o ošetřování členů rodiny z důvodu jejich onemocnění, pak je to na základě dokladu Rozhodnutí o potřebě ošetřování člena rodiny - tj. dokladu, který vystavuje lékař. Pokud jde o Ošetřování člena rodiny z důvodu např. uzavření školského zařízení, pak jde o žádost zaměstnance na základě potvrzení školského zařízení o jeho uzavření, případně - tak, jak tomu bylo v době epidemie COVID 19 je to na základě žádosti zaměstnance vygenerované na stránkách ČSSZ v souvislosti s pandemickým zákonem. 

Proč rozlišovat zápis OČR pomocí MP 601 a 602

K zápisům OČR je nutno používat MP 601 nebo 602 v závislosti na rodinném stavu zaměstnance z důvodu toho, že zákon o nemocenském pojištění stanoví pro tyto dvě skupiny různou délku podpůrčí doby.

Pro účely výplaty dávky OSSZ tuto informaci sděluje sám žadatel v prohlášení. Rozlišení těchto dvou skupin v PREMIERU pomocí využití příslušné mzdové položky zajistí to, že doba ošetřování bude správně vyhodnocena na Evidenčním listu důchodového pojištění. Např. kdyby byla zaměstnankyni, která je vdaná, lékařem vystaveno Rozhodnutí o potřeba ošetřování (péče) v celkové délce 25 dnů, do ELDP se u ní může jako vyloučená doba započítat pouze 9 kalendářních dnů - pro zápis tohoto případu byste využili MP 601.

Pokud by stejně dlouhé OČR uplatnila samoživitelka, pak byste k zápisu použili MP 602 - v tomto případě by na ELDP byla vyloučená doba v délce 16 kalendářních dnů.

Zápis nového OČR

Nové OČR pořídíme na základě dokladu přímo ve výkazu práce takto:

Zpracování Záznamu zaměstnavatele k žádosti o ošetřovné

Zaměstnavatel je povinen dále odeslat ČSSZ Záznam zaměstnavatele k příloze k žádosti o dávku - tj. potvrzení o dobách, kdy zaměstnanec v měsíci OČR skutečně čerpal. Na obrázcích níže je postup, jakým můžete tento doklad v PREMIERU vytvořit a vyexportovat dále na stránky ČSSZ, odkud ho již můžete ČSSZ přímo odeslat:

Pokud chcete, můžete obdobným způsobem získat i Záznam pojištěnce - tedy osoby, která OČR čerpá.

Zápis výkonu práce v průběhu čerpání OČR

Pokud zaměstnanec, který čerpá OČR, v jeho průběhu vykonává v některých dnech práci, je zapotřebí zápis OČR ve výkazu práce rozdělit do jednotlivých úseků. V tomto případě je ale zapotřebí pamatovat na to, že přílohu k žádosti o ošetřovné je nutno zpracovat z prvního úseku OČR, a to zvláště v případech, kdy OČR přechází z měsíce do měsíce. Takto zajistíte, že v příloze bude správně vyhodnoceno rozhodné období, které se vztahuje k datu vzniku nároku na dávku.

Dlouhodobé ošetřovné

Pouze v souladu se zněním § 109 odst. 6 zákona 187/2006 Sb. lze uplatnit tzv. Dlouhodobé ošetřovné. K zápisu do výkazu práce v tomto případě budete používat MP 606 - Dlouhodobé ošetřovné, a to na základě této žádosti:

Krizové ošetřovné v souvislosti s pandemií COVID 19

Vše ke zpracování krizového ošetřovného najdete v kapitolách Koronavirus ve mzdách

17. Koronavirus ve mzdách - COVID 19

PENĚŽITÁ POMOC V MATEŘSTVÍ, OTCOVSKÁ

Peněžitá pomoc v mateřství - nastavení

Skutečnost, že zaměstnankyně nastupuje na Peněžitou pomoc v mateřství, musíte zapsat v personalistice - v nastavení - záložka daňové údaje jako nový důvod vynětí ze stavu zaměstnanců takto: (zápis pořídíte na základě Žádosti o peněžitou pomoc v mateřství)

Do výkazu práce se takto zapsaná PPM načte automaticky při zahájení, z výkazu práce následně můžete uložit a odeslat Přílohu k žádosti o dávku.

Peněžitá pomoc v mateřství a více pracovních poměrů

Nově můžete určit, ke kterému pracovnímu poměru se peněžitá pomoc (ale i otcovská nebo rodičovská dovolená) vztahuje. Za tímto účelem bylo  nastavení doplněno takto:

Otcovská

Po předložení žádosti o Otcovskou zaměstnancem je potřeba nejprve zapsat do personalistiky dítě, na které má být tato dávka čerpána, poté budete postupovat stejně jako PPM u žen - stejně jako u PPM se totiž jedná o dobu vynětí ze stavu zaměstnanců. 

Do výkazu práce se tato doba načte automaticky při zahájení, z výkazu práce pak obvyklým způsobem získáte přílohu k žádosti o dávku, kterou následně odešlete na OSSZ. Podobně jako u OČR a PPM se v příloze k žádosti o dávku neuvádí číslo účtu zaměstnance - to uvádí zaměstnanec sám v žádoti o dávku.

RODIČOVSKÁ DOVOLENÁ

Po skončení Peněžité pomoci v mateřství je zapotřebí v případě, že zaměstnankyně zůstává s dítětem nadále doma, zapsat jako nový důvod vynětí tzv. Rodičovskou dovolenou. Tento zápis provedete v nastavení - záložka daňové údaje - jako novou položku takto:

Při zahájení měsíce se tato doba automaticky načte do výkazu práce mzdovou položkou 604 - rodičovská dovolená do 3 let dítěte.

Čerpáni řádné dovolené mezi ukončenou PPM a rodičovskou dovolenou

Neplacené volno do 4 let věku dítěte

Pokud zaměstnankyně se souhlasem zaměstnavatele zůstává doma s dítětem do 4 let věku, pak toto období zapisujete tak, že v nastavení - daňové údaje - prodloužíte zápis Rodičovské dovolené (můžete si uložit poznámku o schválení).