Modul Pokladny slouží k pořizování a evidenci pokladních dokladů.
V systému je možné vytvořit libovolný počet pokladen podle potřeb uživatele (podrobně viz kapitola Dokladové řady).

Po vstupu do modulu Pokladna si uživatel nejprve vybere pokladnu, pro kterou chce doklady pořizovat. Tento výběr se zobrazí automaticky při otevření modulu.

Open

Typy pokladen

1. Pokladna příjem – výdej společně

Pokud firma používá jednu číselnou řadu pro příjmové i výdajové doklady (nerozlišuje samostatně příjmové a výdajové pokladní doklady), je nutné provést následující nastavení:

1. V menu Dokladové řady založte nebo upravte řadu, která bude určena pro tuto pokladnu.

2. V nastavení účtů u této dokladové řady vyplňte asociaci účtu 211xxx na obou stranách (MD i Dal).

2. Pokladna příjem – výdej zvlášť

Pokud firma používá oddělené číslování pro příjmové a výdajové pokladní doklady, je nutné nastavit dvě samostatné dokladové řady pro jednu pokladnu:

1. Dokladová řada pro příjem (např. PP)

   • v nastavení účtů vyplňte asociaci 211xxx pouze na straně MD.

   • tato řada bude sloužit výhradně pro příjmové pokladní doklady.

2. Dokladová řada pro výdej (např. VP)

   • v nastavení účtů vyplňte asociaci 211xxx pouze na straně Dal.

   • tato řada bude sloužit výhradně pro výdajové pokladní doklady.

Pro každou měnu je nutné mít vždy dvě řady (příjem + výdej), např.:

• PKČ a VKČ (příjem a výdej v Kč),

• PEU a VEU (příjem a výdej v EUR),

• PUS a VUS (příjem a výdej v USD).

Uživatel tak bude mít pokladnu rozdělenu na dvě dokladové řady, ovšem funkce zobrazení zůstatku v pokladně = tlačítko „Zůstatky“ / "F11" zobrazuje zůstatek samozřejmě včetně příjmů a výdajů na příslušném analytickém účtu!!!!

3. Pokladna v cizí měně a její přecenění

Pokud je potřeba vést pokladnu v cizí měně, postupujte následovně:

1. V menu Dokladové řady zvolte možnost v cizí měně.

2. Vyberte požadovanou měnu z kurzového lístku.

3. Při výdeji se částka vždy zadává v jednotkách zvolené cizí měny.

4. Program automaticky přepočte částku na koruny podle zvoleného kurzu.

V deníku pokladny (i banky) vedené v cizí měně jsou vždy k dispozici dva údaje:

• hodnota v cizí měně,

• přepočtená hodnota v korunách.

Přecenění pokladny v cizí měně

Pokladnu nebo banku vedenou v cizí měně je nutné přecenit:

• minimálně 1× ročně k rozvahovému dni,

• případně i častěji, dle potřeb účetní jednotky.

K přecenění slouží funkce dostupná v horní liště deníku pokladny či banky v cizí měně:

• Deník… → Přecenění pokladny/banky při změně kurzu

Tímto způsobem se přepočtou všechny zůstatky podle aktuálního kurzu k vybranému dni.

Pořízení pokladních dokladů

Způsoby pořízení

Ruční pořízení dokladu

• Postup je obdobný jako v ostatních modulech (viz kapitola Obecné informace – Ovládaní programu).

• Pomocí kombinace Shift + F3 lze vytvořit kopii dokladu:

  • pouze z jednoho řádku (na kterém je kurzor),

  • nebo z celého dokladu s více řádky – před uložením lze vybrat, které řádky se mají zkopírovat.

Vytěžením - PREMIER Ai

• Výdajové pokladní doklady je možné vytěžovat v aplikaci PREMIER Ai (viz kapitola Vytěžování účtenek).

Automatizované pořízení dokladu

• při vystavení výdejky (viz Sklad – Doklady vytvořené z výdejky),

• při vystavení faktury za hotové.

Typy zápisů do pokladny

Systém nabízí několik typů zápisů, a to jak na příjmové, tak na výdajové straně:

Příjmové pokladní doklady:

1. Pouze účetní zápis

   • vhodný pro jednoduché doklady s malým počtem položek, které nevyžadují speciální tisk.

   • umožňuje změnit účet pokladny (např. při vyúčtování zálohy na služební cestu vůči jinému účtu).

   • výhoda pro pokladny v cizí měně: při ukládání jednotlivých řádků lze pomocí Kopie / Shift+F3 použít odlišný kurz na každý řádek.

2. Příjmový daňový doklad (tržby)

   • vhodný pro doklady s DPH a pro doklady s více položkami, které mají:

     • stejného obchodního partnera,

     • v případě cizích měn i stejný kurz.

   • doklad lze pořizovat podobně jako fakturu, včetně položkového členění.

   • tiskovou sestavu lze uživatelsky upravit (viz kapitola Tiskové sestavy).

   • Doporučujeme nejčastěji používat tento typ zápisu!!!

3. Přijatá záloha od odběratele

   • používá se jak v obchodním styku, tak při poskytování záloh zaměstnancům (např. služební cesty, nákupy).

   • pořizuje se obdobně jako příjmový daňový doklad.

4. Doklad o zaplacení přijaté/vydané faktury v hotovosti nebo platební kartou

   • funguje obdobně jako úhrada faktury bankovním převodem.

   • po výběru faktury se zobrazí okno Vyúčtování, kde lze částku rozdělit mezi hotovost a platební kartu.

   • možnost tisku stvrzenky o zaplacení.

5. Převod z bankovního účtu nebo jiné pokladny

   • vytvoří se stvrzenka o převodu peněz mezi bankou a pokladnou nebo mezi dvěma pokladnami.

6. Pokladní doklad – ostatní

   • zahrnuje případy, které nespadají do předchozích kategorií.

   • typicky: výplata mzdy, osobní spotřeba apod.

7. Úhrada vnitřního dokladu

   • slouží k automatické úhradě předpisu vnitřních dokladů.

   • doklady se automaticky párují → zajišťují kontrolu konečného zůstatku na saldokontních účtech.

Výdajové pokladní doklady

Postup pořízení výdajových dokladů je stejný jako u příjmových.
Také typy dokladů jsou shodné.

Postup pro pořízení dokladu (vyjma typu 2 a 7)

Po zvolení příslušného typu dokladu se otevře editační okno, do kterého uživatel vyplní všechny potřebné údaje k pořízení pokladního dokladu.

• Počet položek v dokladu není omezen.

• Hromadné vložení položek – jedním krokem lze přidat až 5 položek současně (se shodným textem).

• Další položky lze přidávat pomocí klávesové zkratky Shift + F3.

Úpravy v deníku

• Změny v již pořízených dokladech je možné provádět kdykoliv.

• Rozsah možných změn závisí na nastavení přístupových práv uživatele.

Údaje pokladního dokladu

Popis – textový popis položky, která je účtována. Toto pole je možné vyplnit ručně, nebo funkcí „intellisence“ (viz "Obecné informace")., která nabízí k automatickému dosazení přes jeden z textových vzorů, jež jsou nadefinovány.

Datum – nabízí se aktuální datum, které je možné změnit.

Datum pro přiznání DPH - datum, kdy doklad vstoupí do DPH/KH.

Vzory (F9) – zde se navolí standardní a nejčastěji používané účetní případy tak, že se spojí textová část s příslušnou souvztažností (účtem). Při pořizování nového vzoru se zvolí příslušná asociace (předkontace); také lze označit, pro jakou dokladovou řadu se vzor bude nabízet. Volbou "Vybrat" se provede výběr textového vzoru do dokladu. Pro rychlé vyhledání je možné používat rychlé vyhledání dle počátečních písmen, které program nabízí.

Doklad, číslo - nabízí se automaticky, s možností libovolně jej změnit.

Částka – pokud je pořizován výdajový/příjmový doklad, stačí napsat částku bez DPH. Pokud u ní zvolíme příslušný kód DPH, automaticky se spočítá výše DPH a doplní se kód DPH totožný se základem DPH, zapsaným o řádek výše. Položek může být 5, pokud je na dokladu potřeba více položek, použije se tlačítko kopie.

Kód DPH – výběr kódu DPH (nabídku zobrazíme mezerníkem), podrobnosti (viz Správce – kódy DPH)

MD.DAL – stačí napsat pouze počáteční číslo účtu a klávesu <Enter>, čímž se nabídne účtová osnova  k přesnému výběru opět klávesou <Enter>. Je-li účet položky shodný s předešlým, nemusí se již zadávat, avšak musí být u každého řádku alespoň jeden účet vyplněn.

Zakázka, Středisko – pokud účetní jednotka vede střediskové a nákladové účetnictví, provede se zde výběr střediska a zakázky. Výběr se provádí stejným způsobem jako u výběru účtu.

Zkratka – k dokladu lze přiřadit odběratele, resp. dodavatele výběrem ze seznamu. V případě účtování příjmového dokladu tak má účetní jednotka přesný přehled o obratu u vybraného odběratele.

Vnitřní variabilní symbol MD/D – v rámci tohoto variabilního symbolu dochází k automatickému párování vnitřních dokladů a úhrady těchto dokladů prostřednictvím volby Vnitřní vyrovnání.

Doklad v cizí měně - všechny doklady lze evidovat v cizí měně.

Číslo/smlouva - toto pole slouží pro vyplnění čísla dokladu respektive smlouvy v případě, že doklad spadá do KH.

DUZP liší-li se - pro potřeby kontrolního hlášení si zde může uživatel zadat datum DUZP, v případě, liší-li se od zadaného.

DPH poměrově kráceno - nově také přibyl u výdajů příznak "DPH poměrové kráceno". 

Kód pro přenesení DP - možnost zadat kód dle celního sazebníku pro přenesenou daňovou povinnost.

Zahrnout do detailů KH i doklad pod 10 000 Kč - toto lze použít pro Kontrolní hlášení například u pronájmu, kde součet jednotlivých plnění na souhrnném dokladu (příp. splátkovém kalendáři) přesáhne 10 000 Kč.

Zaokrouhlování celkové částky pokladního  dokladu - Ve „Správci – Globální předvolby - Účetnictví “ lze pro daňový příjmový pokladní doklad zvolit způsob zaokrouhlování konečné částky.

Zadávání položek s DPH

Pro správnou evidenci DPH je nutné zadat kód DPH.

• Kódy DPH se spravují v menu:
  ”Správce - Předvolby Globální - Obecné - Kódy DPH”.

• Ke každému kódu se zde přiřazují také odpovídající analytické účty řady 343.

1. Běžný zápis

• Číselník kódů lze vyvolat mezerníkem.

• Pokud je zadán daňový základ, systém okamžitě vypočítá DPH.

• Vypočtené hodnoty lze upravit (např. zaokrouhlit).

• Při zápisu zjednodušeného daňového dokladu, kde není základ a DPH rozepsán:

  • použijte kalkulačku DPH aktivovanou klávesou F5,

  • částka bude automaticky rozpočítána na základ a DPH podle příslušného koeficientu.

Položky se zde pořizují stejným způsobem jako u vydaných faktur.

2. Pokladní doklad – tržby / nákupy

• Při tomto způsobu zápisu je nutné opět zadat kód DPH.

• Systém provede výpočet DPH automaticky.

• Je možné zadat přímo částku včetně DPH – ta bude rozpočítána na základ a DPH podle příslušného čtyřmístného koeficientu.

Postup pro pořízení pokladních dokladů typu 2 a 7

Po zvolení tohoto typu dokladu se otevře editační okno, ve kterém uživatel vyplní údaje související s pořízením pokladního dokladu.

• Jeden doklad může obsahovat neomezený počet položek.

• Položky lze přidávat, kopírovat, měnit a mazat pomocí zeleně popsaných tlačítek uprostřed okna (viz obr.).

Specifické funkce těchto dokladů

1. Evidence DPH

• Lze zadat odlišné datum pro vstup do evidence DPH (stejně jako u faktur).

• Tlačítko Prověřit zálohy umožňuje automatické párování záloh.

2. Platby kartou a šekem

• Tlačítko Kartou, šekem přenese celkovou částku dokladu do kolonky vedle tlačítka.

• Účetní předpis platby kartou (šekem) se doplní automaticky ze Správce → Předvolby → Globální.

• Pokud nebyla částka hrazena v plné výši, lze ji ručně upravit.

3. Automatické zaokrouhlování

• Funguje podle nastavení v Předvolbách globálních:

• Pokud účet není zadán, rozdíl se zaúčtuje na stejný účet jako první položka dokladu.

• Při editaci dokladu systém kontroluje zaokrouhlení a automaticky ho opraví (doplní nebo smaže).

4. Zadávání položek

• Položky lze zadat ručně nebo vybrat z předdefinovaných vzorů (našeptávač po zadání počátečních znaků).

• Uživatel pak doplní pouze částku či text.

Zůstatek v pokladně

Pro zobrazení aktuálního zůstatku v pokladně nebo bance:

1. Klikněte myší na položku dokladu s datem, ke kterému chcete znát stav pokladny.

2. Stiskněte klávesu F11 nebo klikněte na tlačítko „Zůstatky“.

   • Program zobrazí zůstatek v příslušné dokladové řadě (Pokladna, Banka) k datu vybrané položky.

   • Příklad: chcete-li vědět stav k 12.1., klikněte na položku s tímto datem a poté stiskněte F11.

Inventarizace poklady

Program nabízí sestavu inventarizace pokladny, včetně možnosti automatického návrhu počtu mincí a bankovek, pro správný formální zápis inventury.

Inventarizace pokladny se nachází pod volbou “Zůstatky - Inventarizace pokladny”.

Tisk pokladny a pokladních dokladů

1. Tisk pokladny z interních dokladů:

Celkový tisk pokladny (příjem a výdej společně):

• Funkce: Deník… nebo ikona tiskárny v pravém horním rohu obrazovky.

• Pokladnu lze tisknout i v Hlavní knize.

Tisk pokladny zvlášť (příjem / výdej):

• Funkce: Deník… nebo ikona tiskárny.

• Ve filtru je nutné zadat příslušný analytický účet 211xxx.

2. Tisk pokladního dokladu

• Lze tisknout více dokladů najednou – volbou rozsahu od… do….

• Pro interní potřeby je k dispozici „Tisknout jinak“, kde je možné:

  • vytisknout účetní doklad s předkontací,

  • tisknout dvojitě (dva doklady na jeden list),

  • tisknout spojitě (ihned za dokladem následuje další doklad).

• Volba „Tisknout sestupně“ je aktivní pouze u hromadného tisku – první doklad se po vytištění zobrazí nahoře.

3. Tisk pokladní knihy

• Volba „Zobrazit souhrnně příjmy, výdeje a zůstatky“ zobrazí deník pokladny ve formátu pokladní knihy.

• Pokladní knihu lze následně vytisknout přes ikonu pro tisk rychlých tiskových sestav.

4. Tisk ve formátu deníku

• Funkce se nachází v horním menu: Deník → Tisk a export deníku nebo přes ikonu tiskárny v pravém horním rohu obrazovky.

• Pokud chcete vidět jednotlivé pohyby se zůstatky, aktivujte volbu „Tisknout se zůstatky“.

• Volby detailního tisku:

  • Detailně – vytiskne všechny položky dokladu v rámci jednoho čísla dokladu.

  • Kumulativně dle dokladů – sumarizuje sběrné doklady do jednoho řádku.

Zobrazení vazeb/připojených dokladů

V pokladně je k dispozici možnost zobrazit vytěžené nebo připojené dokumenty do vazeb:

• pomocí nové volby „Zobrazit dokument, vytěžení“ (dle označení v systému),

• klávesovou zkratkou CTRL + F12,

• nebo v případě vytěženého dokumentu kliknutím na tlačítko „A“ u příslušného dokladu.

Tato funkce umožňuje rychlý náhled na související dokumenty přímo z detailu pokladního dokladu.