V této kapitole je popsán vazební systém (celková provázanost) programu PREMIER. Vazby umožňují interaktivní pohyb mezi vzájemně provázanými doklady, moduly a připojenými dokumenty. Jsou dostupné na každém záznamu v programu PREMIER a jsou dostupné na klávesu F12 (sponka). Žlutá barva ikony ukazuje uživateli existenci aktivní vazby.

Vazby se v programu dělí na:

• Interní - vazby, které se vytvářejí automaticky mezi jednotlivými doklady (např. párování záznamů), nebo se tvoří manuálně, např. související doklady. Tyto vazby mají především zásadní funkce pro kontrolní mechanismy a je nezbytné je správně používat (např. úhrady faktur, faktura na základě DL apod.).

• Externí - vazby na externí/připojené dokumenty/přílohy v různých formátech. Práce s dokumenty je podrobně popsána v kapitole “Dokumenty”.

Okno vazeb

Kde najdete vazby?

Vazby k záznamu se nachází vždy v levé horní části ikona "sponky" nebo klávesa F12.

Žlutá barva ikony ukazuje uživateli existenci aktivní vazby.t. 

Kliknutím na sponku nebo zrychlenou klávesou “F12” se zobrazí vazby k dokladu.

Pomocí tlačítka "šipky v žlutém rámečku" lze přepnout do režimu "List", kdy se zobrazí zmenšený seznam vazeb v aktuálním okně.

Rozdělení okna vazeb

Okno vazeb je rozděleno na:

• Horní část - interní vazby - zobrazuje všechny interní vazby k danému záznamu.
  Volbou “Tok dokladů” se zobrazí detailní tok celého obchodního případu.

• V dolní části - externí vazby - jde vidět exportované dokumenty a externí vazby.
  Volbou "Přílohy přidružených dokladů" se zobrazí doklady/přílohy celého obchodního případu, toto je z důvodu rychlosti zobrazení defaultně vypnuto.

• V pravé části obrazovky je k dispozici náhled na vybraný dokument, na kterém stojíte kurzorem. Podle typu formátu je pak umožněna další práce s dokumentem.

Téměř ze všech evidenčních knih programu PREMIER lze vytvořit odkaz (nebo více odkazů) na jiné evidenční knihy. Díky této možnosti si uživatel může propojit veškeré záznamy z různých účetních knih, které spolu nějak souvisejí.

Doklady jsou provázány systémem interních vazeb, které urychlují interaktivní pohyb mezi navazujícími doklad tvoří tak kompaktní a interaktivní centrum informací.

Za pomocí vazby se lze rovněž ihned interaktivně přepnout do odkazované knihy k danému zápisu pomocí dvojitého kliknutí myši nebo klávesy "Enter“.

Vazby se obecně člení podle jejich účelu na:

• informační (nemají vliv na správnost vedení účetnictví),

• informační o úhradě faktury nebo jiných závazků či pohledávek - tyto mají vliv na správnost vedení účetnictví.

Vytvoření interní vazby

Vazby vznikají:

• automaticky - např. v případě úhrady faktury, realizaci objednávky, fakturace výdejky apod.

• ručně - pomocí tlačítka "Nová" v okně vazeb k jakémukoliv dokladu či položce číselníku (partner, zakázka, skladová karty atd.).
  
  

Rychlé dohledání

Při tvorbě interní vazby mezi jednotlivými moduly lze pro usnadnění vyhledávání vybrané položky použít volbu "Rychlé dohledání".

Stačí si stoupnout kurzorem na příslušný modul a ihned se aktivuje funkce "Rychlé dohledání", která umožní ihned fulltextově vyhledat požadovanou položku v příslušném modulu.

Dvojklikem na modul se aktivuje možnost jinak upřesnit výběr pro vyhledávání.

Open

Umístění nastavíte v menu:

• Správce → Předvolby → Globální → Obecné → Volby pro síť, tisk, export, import → Import dokumentů/sken.

Výchozí cesta:

• premier/dokument/sc(číslo účetní jednotky)

Automatické třídění:

• Povolte volbu - “Používat variabilní podsložky (Rok/Modul/Dokladová řada)”.

• V “Detailech nastavení” - použijte “Doporučené nastavení”

Ve složce SC se pak přílohy z modulů (deník, odběratelé, dodavatelé, evidence, výroba, sklad) budou automaticky třídit:

• podle Roku / Modulu / Dokladové řady,

• přejmenovávají se dle záznamu, ke kterému patří,

• při více přílohách se přidává pořadové číslo.

Dokumenty u partnerů, skladových karet a zakázek se ukládají také do složky SC, do automaticky definovaných podsložek (PART, ZAKA, SKLAD) s možností přejmenování dle karet (partner, karta, zakázka). Tyto dokumenty se netřídí dle let.

Další informace v kapitole “Dokumenty”.

Práce s externími dokumenty

Základní funkce:

• Změna pořadí dokumentů
  Pomocí šipek lze měnit pořadí jednotlivých dokumentů nebo příloh podle potřeby.

• Popis a kategorizace dokumentů
  U každého dokumentu je možné zadat popis a zařadit jej tak do kategorie.
  K dispozici je číselník popisů, který lze uživatelsky definovat – včetně barevného zvýraznění jednotlivých popisů.

• Filtry a export seznamu příloh
  Seznam dokumentů lze filtrovat dle zadaných kritérií nebo exportovat.

• Přeposlat
  Možnost odeslat soubor(y) na e-mail.

• Pojmenování souborů
  Systém umožňuje automatické i manuální přejmenování souborů. Pro kontrolu je vždy zobrazen také původní název souboru.

• Náhled a otevření dokumentu
  Dokument se přímo zobrazí v náhledu nebo lze otevřít v příslušné aplikaci, včetně možnosti tisku.

• Odstranění dokumentu nebo vazby
  Uživatel může dokument odstranit nebo zrušit jeho vazbu na daný záznam.

Způsoby vytvoření vazby na externí dokument.

Klávesou "Nová - F3" nabídne vytvoření nové vazby z následující nabídky.

• Skenovat dokument - funkce automatického propojení se skenerem, což nabízí uživateli komfortně a rychle příslušný soubor naskenovat a ihned uložit do předvoleného adresáře.

• Vložit odkaz na existující – lze vytvořit odkaz na jakýkoliv typ dokumentu (jpg, doc, pdf, atd.).

• Vložit hyperlink - další možností je odkaz na webové stránky (hypertextový odkaz), kde se příslušný dokument nebo informace vztahující se k příslušnému dokladu, partnerovi či zakázce váže.

• Ctrl+C a Ctrl+V - jednoduše stačí soubor resp. více souborů zkopírovat do schránky pomocí kláves Ctrl+C a následně v okně vazeb stisknout Ctrl+V. Program se pouze zeptá, jestli má vytvořit odkaz na soubor a zda-li jej má uložit do centrálního úložiště dokumentů.

• Při vkládání dokumentu do vazeb je možné změnit Název souboru a přepsat ručně nebo výběrem z číselníku Popis .

• Po potvrzení se externí dokument připojí.

• Stejným způsobem se dají připojit do vazeb i e-mail či skupina označených e-mailů. Stačí e-mail (či více) v Outlooku označit stisknout Ctrl+C a Ctrl+V. Opět je nutné pouze potvrdit připojení.

• Metoda "drag and drop - tj. táhni a pusť. Připojení souboru tímto způsobem spočívá v tom, že se myší "chytne" externí dokument, "natáhne se" do vyznačeného místa v okně vazeb a zde se myš pustí. 
  Stejným způsobem připojit vaznou i e-mail či skupina e-mailů.

Další volby pro připojení externích dokumentů:

• Vlepit dokument(y) ze schránky - stačí pouze kopírovat požadovaný dokumenty (resp. dokumenty) případně e-mail(y).

• Otevřít dokument(y) ze složky - touto volbou se dokument(y) načítají ze složky, tedy jsou někde uloženy a programu se ukáže cesta k nim.

• Vyfotit dokument mobilním telefonem - pomocí aplikace PS Skener, více zde.

• Naskenovat dokument - touto volbou lze přímo skenovat dokumenty do PREMIERA k připojení do vazeb.

Stejně tak lze pro připojení dokumentů do vazeb využít nový modul PREMIER AI.