Dokumenty jsou základním kamenem pro digitalizaci nejen účetnictví, ale celé firemní agendy. V systému PREMIER můžete neomezeně importovat a exportovat dokumenty, libovolně je připojovat k vybraným záznamům napříč všemi moduly a využívat širokou škálu funkcí pro jejich přejmenování, ukládání i přehlednou kontrolu.

Správné nakládání s dokumenty zajistí:

• pořádek a lepší dohledatelnost,

• jistotu při komunikaci s klienty, institucemi a kontrolními orgány,

• připravenost na další funkce (např. kompletní zálohy dat).

1. Import - připojení dokumentů

Import dokumentů a jejich připojení k jednotlivým zaúčtovaným dokladům nebo kartám (adresář, skladové karty, zakázky apod.) se provádí prostřednictvím Vazeb.

PREMIER pro připojené dokumenty nabízí mnoho funkcí pro ukládání, včetně přejmenování, které Vám pomohou při následné práci s dokumenty.

Klíčovým krokem je správné uložení dokumentů. PREMIER nabízí:

• Automatické uložení - dokumenty se ukládají podle nastavené struktury. Výhodou je automatické ukládání podle předefinované struktury, přehlednost a snadné vyhledání.

• Vlastní uložení - uživatel si může určit vlastní umístění dokumentů, do svých složek. Pokud však tyto složky budou mimo adresář PREMIER, nebudou pak součástí zálohy (zálohu včetně dokumentů připravujeme).

• Další nastavení - uživatelské nastavení pro vybranou dokladovou řadu. Má přednost před automatickým i vlastním nastavením. Vzhledem k novému systému automatického ukládání do složek dle dokladových řad, nedoporučujeme tuto volbu používat.

1.1 Jak nastavit ukládání?

Nastavení ukládání dokumentů:

• Správce → Předvolby → Globální → Obecné → Volby pro síť, tisk, export, import → Import dokumentů/sken.

Výchozí cesta:

• premier/dokument/sc(číslo účetní jednotky)

Automatické ukládání dokumentů:

• Povolte volbu - “Používat variabilní podsložky (Rok/Modul/Dokladová řada)”.

• V “Detailech nastavení” - použijte “Doporučené nastavení”.

• V “Detailech nastaveni” - uložte nastavení pro více vybraných účetních jednotek.

• Nastavení automaticky platí i pro exporty, případně použijte volbu - “Nepoužívat variabilní podsložky u exportů”.

Ve složce SC se pak přílohy z modulů (deník, odběratelé, dodavatelé, evidence, výroba, sklad) budou automaticky třídit:

• podle Roku / Modulu / Dokladové řady,

• přejmenovávají se dle záznamu, ke kterému patří (dle čísla dokladu, případně včetně názvu partnera),

• při více přílohách se přidává pořadové číslo.

Dokumenty u partnerů, skladových karet a zakázek se ukládají také do složky SC, do automaticky definovaných podsložek (PART, ZAKA, SKLAD) s možností přejmenování dle karet (partner, karta, zakázka). Tyto dokumenty se netřídí dle let.

Vlastní a další nastavení ukládání:

PREMIER nabízí uživatelské nastavení ukládání do “Jiné složky pro skenované a vkládané přílohy” v globálních předvolbách nebo nastavení ukládání přímo pro vybranou dokladovou řadu (nedoporučujeme využívat).

V “Detaily nastavení - Předvolby pro variabilní podsložky” je možné uživatelsky upravit nastavení variabilní podsložky a přejmenovávání.

Uživatelsky nastavená cesta k dokumentům musí být přístupná všem uživatelům.

1.2 Jak importovat dokumenty

Import dokumentu se pořizuje pomocí vytváření tzv. Vazeb, které jsou dostupné u každého záznamu v PREMIERU.

Dokumenty se importují dvěma způsoby:

1. Prostřednictvím Vazeb

2. Pomocí PREMIER Ai - vytěžením dokladu

Ad1) Pomocí Vazby

• Dostupné u každého dokladu nebo karty: klávesa F12/Ikona sponky (levý horní roh).

• Vazby umožňují připojit dokumenty v libovolném formátu nebo e-maily.

• Jak importovat nebo připojit dokument? Více na Vazby.

Ad2) PREMIER Ai

• Po vytěžení a zaúčtování dokladu přes aplikaci PREMIER Ai se dokument automaticky připojí do vazeb.

• Funkce „Připnout k“ a „Připojit k vazbám“ umožní ruční propojení z aplikace PREMIER Ai.

• Podrobně v kapitole PREMIER Ai.

1.3 Typy podporovaných dokumentů

• Doporučené: PDF, DOC(X), XLS(X), JPG, PNG, BMP, e-maily.

• Připojit lze v podstatě jakýkoli soubor.

1.4 Kde dokumenty najdete?

U každého záznamu v programu klávesa F12 nebo ikona sponky.

Zobrazené okno vazeb obsahuje přehled všech připojených dokumentů k záznamu včetně detailních informací o vložení, umístění atd.

Připojené dokumenty je možné třídit, přejmenovat, kopírovat nebo mazat.

Podrobně popsáno v kapitole Vazby.

Náhled dokumentu – u PF, VF a pokladních dokladů je možné zobrazit náhled na připojené dokumenty v pravé části obrazovky. Pokud je dokumentů k dokladu připojeno více, zobrazí se záložky.

Přehled dokumentů - všechny importované, exportované a odeslané dokumenty najdete v přehledu: Dokumenty a odeslaná pošta, který je přístupný z hlavní obrazovky programu.

Exporty v adresáři partnerů - připojené dokumenty vztahující se ke konkrétnímu partnerovi je možné zobrazit v adresáři partnerů - volba “Exporty”.

1.5 Oprávnění - přístup k dokumentům

Přístup k adresáři SC a podsložkám nastavuje správce IT přímo na serveru.

2.1 Nastavení úložiště

Umístění nastavíte v :

• Správce → Předvolby → Globální → Obecné → Volby pro síť, tisk, export, import → Export dokumentů.

Cílová cesta:

• premier/dokument/fa(číslo účetní jednotky)

Automatické třídění:

• Povolte volbu - “Používat variabilní podsložky (Rok/Modul/Dokladová řada)”.

• Funguje obdobně jako u importovaných dokumentů viz výše.

2.2 Názvy exportovaných souborů

• Pro faktury, zálohy, upomínky lze uživatelsky nastavit strukturu názvu (číslo dokladu, partner). Více zde.

• Ostatní exporty (přehledy, karty, ad.) program automaticky pojmenuje s možností vlastní úpravy před exportem.

2.3 Jak exportovat dokumenty

• Export dokladů do různých formátů je dostupný v nabídce “Tisk/Export”, napříč celým programem.

2.4 Další užitečné funkce exportu

Jednotlivé funkce jsou detailně popsány v návazných kapitolách, viz odkazy.

• Uživatelská editace formulářů (razítko, logo apod.).

• Odeslání na e-mail.

• Možnost zaheslování exportovaných souborů.

• Zásobník sestav – hromadný export do různých formátů.

• Export včetně příloh.

• Elektronický podpis dokumentů.

• Možnost nastavit u partnera preferovaný způsob předávání (tisk, e-mail, EDI).

2.5 Oprávnění - přístup k dokumentům

• Přístup k adresáři FA a podsložkám nastavuje správce IT přímo na serveru.

3. Mzdové dokumenty

S ohledem na bezpečnost je nastaven export mzdových dokumentů do speciálního adresáře ve složce premier/md.

V této složce se nachází automatické podsložky pro jednotlivé firmy.

Přímo ve mzdovém modulu lze připojovat dokumenty k jednotlivým zaměstnancům, viz manuál.

Uživatelské nastavení pro ukládání mzdových dokumentů:

• Uživatelé si můžou definovat vlastní adresář pro mzdové dokumenty.

• V nastavení Mzdy → Automaticky mazat dokumenty může uživatel zvolit frekvenci, s jakou budou mzdové dokumenty automaticky mazány.

• Vybrané mzdové dokumenty je možné elektronicky podepsat a doplnit logo.

4. Přehled všech dokumentů

Všechny importované, exportované a odeslané dokumenty najdete v přehledu: Dokumenty a odeslaná pošta.

Přehled je dostupný z hlavní obrazovky programu.

5. Co s dokumenty uloženými v jiných složkách?

Funkce pro roztřídění již uložených dokumentů do automatických podsložek je v přípravě.