Pokiaľ účtovná firma vedie pokladňu tak, že má pre príjmové a výdajové doklady jeden číselný rad, tj. nerozlišuje príjmové a výdajové doklady, tak je nutné v dokladových radoch nastaviť dokladovú radu pre túto pokladňu, ktorá bude mať v nastaveniach účtu vyplnenú asociáciu 211xxx na obidvoch stranách MD aj Dal (pokladňa pre príjem aj výdaj).
Funkcia zobrazenia zostatku v pokladni = tlačidlo "Zostatky" / <F11> zobrazuje zostatok samozrejme vrátane príjmov a výdajov na príslušnom analytickom účte. Preto odporúčame pre každú pokladňu mať samostatný analytický účet. Tlač pokladne potom možno urobiť cez "Účtovníctvo - Denník" alebo pomocou ikony tlačiarne v pravom hornom rohu obrazovky (pokladňu možno tlačiť tiež v hlavnej knihe).
Pokladňa príjem - výdaj zvlášť
Pokiaľ účtovná firma vedie pokladňu tak, že má pre príjmové a výdajové doklady "dva šanóny" s oddeleným číslovaním, potom je nutné v dokladových radoch nastaviť dve dokladové rady pre túto pokladňu, kde prvý rad bude mať v nastaveniach účtu vyplnenú asociáciu 211xxx len na strane MD (pokladňa pre príjem, napr. PEUR) a druhá rada pokladne bude mať vyplnený účet 211xxx len na strane Dal (pokladňa pre výdaj, napr. VEUR). Odporúčame pre každú dvojicu pokladní (tj. pre každú menu) mať samostatnú analytiku.
Užívateľ tak bude mať pokladňu rozdelenú na dva dokladové rady, avšak funkcie zobrazenia zostatku v pokladni = tlačidlo "Zostatky"/ <F11> zobrazuje zostatok samozrejme vrátane príjmov a výdajov na príslušnom analytickom účte. Kompletnú tlač pokladne tak možno vykonať cez Denník alebo pomocou ikony tlačiarne v pravom hornom rohu obrazovky, pričom do filtru sa musí zadať príslušný analytický účet 211xxx (pokladňu možno tlačiť taktiež v hlavnej knihe).
Pokladňa v cudzej mene a jej precenenie
Pokiaľ je potreba viesť pokladňu v cudzej mene, stačí v nastaveniach dokladových rád zvoliť funkciu v cudzej mene a vybrať z kurzového lístku príslušnú menu. Neodporúčame vydávať cudziu menu z eurových pokladní!!! Výdaj je vždy v jednotkách cudzej meny a na eurá sa cudzia mena prepočíta automaticky podľa zvoleného kurzu. V pokladni (aj v banke) s cudzou menou je potom v stĺpcoch denníka vidieť ako hodnota v cudzej mene, tak v ďalších stĺpcoch aj hodnota v eurách. Jedna z funkcií užívateľovi potom umožní prepočet cudzej meny ku zvolenému dňu, avšak najmenej aspoň 1x ročne pri uzatváraní účtovných kníh. Toto nám umožní funkciu v hornej lište okien denníka pokladní vedených v cudzích menách (rovnako je to aj u okien bankových účtov v cudzích menách), a to funkcia "Denník" - "Precenenie pokladne/banky pri zmene kurzu."
Spôsob tvorby pokladničných dokladov
Postup pre vytváranie dokladov (použitie funkčných klávesov) je takmer rovnaký ako v ostatných moduloch (viď Všeobecné informácie - Štandardné ovládacie prvky). Kombinácia kláves Shitf+F3 možno vytvoriť kópiu dokladu, na ktorom sa nachádza kurzor v zozname dokladov. Kópiu je možné vytvoriť z jedného riadku, na ktorom je umiestnený kurzor, alebo z celého dokladu, ktorý sa skladá z viacero riadkov a tu si užívateľ pred uložením ešte hviezdičkovou metódou môže zvoliť, ktoré riadky kopírovaného dokladu sa majú skopírovať a ktoré nie. Pokladničný doklad možno vytvoriť tiež automatizovane pri vystavení výdajky (viď "Sklad - Doklady vytvorené z výdajky") alebo automatizovane pri vystavení faktúry za hotové (viď Forma úhrady).
Zápis do pokladne ponúka niekoľko typov zápisov, na strane príjmov aj na strane výdajov (viď obrázok nižšie).
1. Tento spôsob zápisu odporúčame len pre zaúčtovanie jednoduchých dokladov, ktoré obsahujú len málo položiek v rámci jedného dokladu. Ide o účtovanie klasického účtovného dokladu, ktorý nevyžaduje špeciálny tlačový výstup. Výhodou je, že u tohoto typu dokladu možno zmeniť aj účet pokladne, čo nájde využitie napr. pri vyúčtovaní zálohy na služobnú cestu, teda pri vyúčtovaní cestovného príkazu, kde časť výdajov je účtovaných oproti inému (spravidla trojkovému) účtu. Ďalšiu výhodu nájdeme u pokladní, ktoré sú vedené v cudzích menách a to tak, že ak ukladáme jednotlivé riadky samostatne a ďalšie pridávame pomocou tlačidla Kópia/ <SHIFT F3>, potom je možné u každého riadku použiť odlišný kurz cudzej meny (využitie opäť u cestovného v cudzej mene, kde táto situácia môže nastať).
2. Tento typ zápisu je vhodný pre doklady, kde sa účtuje predovšetkým DPH, a pre doklady, ktoré majú viacero položiek, tzn. súhrnný doklad, musí však mať spoločného obchodného partnera a u cudzích mien aj spoločný kurz. Tu sa vytvárajú aj doklady, ktoré slúžia ako daňový doklad. Pri ich tvorbe možno vytvárať jednotlivé položky podobne ako na faktúre. Tlačovú zostavu možno užívateľsky upraviť (viď Tlačové zostavy). Tento typ zápisu odporúčame používať najčastejšie!!!
Do hlavičky a päty dokladu možno umiestniť aj firemné logo alebo ďalšie informácie (viď. kap. Správca - Predvoľby Globálne - Odberatelia - Logo na faktúre).
3. Doklad o prijatej zálohe sa tvorí podobne ako pri bode 2. Tento doklad možno použiť v obchodnom styku pri prijímaní záloh.
4. Doklad o zaplatení vydanej faktúry v hotovosti sa tvorí podobným spôsobom ako úhrada faktúry bankovým prevodom. Tu je naviac možnosť tlače potvrdenky o zaplatení. Postup je rovnaký ako u "Banky".
5. Táto voľba slúži na prevod z bankového účtu alebo pokladne, pokl.doklad - ostatný alebo úhrada interného dokladu - príjem.
6. Ostatné pokladničné doklady v sebe zahŕňajú všetko, čo nemožno spracovať v bodoch 1 -5. Ide napr. o potvrdenie o výplate mzdy, osobnej spotrebe apod.
7. Touto voľbou dochádza k automatickej úhrade predpisu vnútorných dokladov, (doklady sa automaticky párujú), čo umožňuje dokonalú kontrolu konečného zostatku na saldokontných účtoch (viď Vnútorné vyrovnanie).
8. Doklad o poskytnutej zálohe dodávateľovi možno použiť v obchodnom styku, pri poskytovaní záloh dodávateľom za tovar/služby.
9. Pomocou tejto voľby sa účtuje výdaj v hotovosti - platba prijatej faktúry.
P. Slúži na prevod na účet alebo inú pokladňu, pokladničný doklad ostatný alebo platba interného dokladu - výdaj.
Pri vytváraní výdavkových pokladničných dokladov sa postupuje podobne ako pri príjmových. Tiež typy dokladov sú rovnaké ako príjmové.
Postup pri vytvorení dokladu
Po zvolení príslušného druhu dokladu (viď Pokladňa) sa objaví editačné okno, v ktorom užívateľ vyplní údaje súvisiace s vytvorením pokladničného dokladu. Jeden doklad môže obsahovať neobmedzené množstvo položiek. Jedným krokom možno pridať päť položiek naraz (avšak s rovnakým textom). Ďalšie položky rovnakého dokladu sa zvolia klávesou Shift + F3. Zmeny možno v denníku robiť kedykoľvek, záleží len na prístupových právach.
Použitím tlačidla "Uložiť a pokračovať" sa doklad uloží a hneď ponúkne ďalšie pokračovanie v danom doklade, ako pri použití tlačidiel uložiť a pridať s kópiou.
Postup pre vytvorenie dokladu okrem typu 2) a 7)
Po zvolení príslušného druhu dokladu (viď Pokladňa) sa objaví editačné okno, v ktorom užívateľ vyplní údaje súvisiace s vytvorením pokladničného dokladu. Jeden doklad môže obsahovať neobmedzený počet položiek. Jedným krokom možno pridať päť položiek naraz (avšak s rovnakým textom). Ďalšie položky rovnakého dokladu sa volia klávesou Shift + F3.
Zmeny možno v denníku vykonávať kedykoľvek, záleží len na prístupových právach.
Údaje pokladničného dokladu
Popis - textový popis položky, ktorá je účtovaná. Toto pole je možné vyplniť ručne, alebo pomocou automatického dosadenia z textových vzorov, ktoré sú nadefinované.
Dátum - ponúka sa aktuálny dátum, ktorý sa dá zmeniť.
Vzory (F9) - tu sa navolia štandardné a najčastejšie používané účtovné prípady tak, že sa spojí textová časť s príslušnou súvzťažnosťou (účtom). Pri vytváraní nového vzoru sa zvolí príslušná asociácia (predkontácia); možno tiež označiť, pre akú dokladovú radu sa bude vzor ponúkať. Pomocou voľby "Vybrať" sa vykoná výber textového vzoru do dokladu. Pre rýchle vyhľadávanie je možné používať rýchle vyhľadávanie podľa začiatočných písmen, ktoré program ponúka.
Doklad, číslo - ponúka sa automaticky, s možnosťou ľubovoľne ju zmeniť.
Čiastka - pokiaľ sa vytvára výdavkový/príjmový doklad, stačí napísať čiastku bez DPH. Pokiaľ u nej zvolíme príslušný kód DPH, automaticky sa spočíta výška DPH a doplní sa kód DPH totožný so základom DPH, zapísaným o riadok vyššie.
Kód DPH - výber kódu DPH (ponuku zobrazíme medzerníkom), podrobnosti (viď Správca - kódy DPH).
MD.DAL - stačí napísať len začiatočné číslo účtu a klávesu <Enter>, kde sa ponúkne účtová osnova k presnému výberu opäť klávesou <Enter>. Ak je účet položky rovnaký, ako predchádzajúci, nemusí sa už zadávať, avšak musí byť u každého riadku aspoň jeden účet vyplnený.
Zákazka, stredisko - pokiaľ účtovná jednotka vedie strediskové a nákladové účtovníctvo, vykoná sa tu výber strediska a zákazky. Výber sa robí rovnakým spôsobom ako pri výbere účtu.
Skratka - k dokladu možno priradiť odberateľa, resp. dodávateľa s výberom zo zoznamu. V prípade účtovania príjmového dokladu tak má účtovná jednotka presný prehľad o obrate u vybraného odberateľa.
Vnútorný variabilný symbol MD/D - v rámci tohto variabilného symbolu dochádza k automatickému párovaniu vnútorných dokladov a úhrady týchto dokladov prostredníctvom voľby Vnútorné vyrovnanie.
Zaokrúhľovanie celkovej čiastky na pokladničnom doklade
V "Správca - Globálne predvoľby - Účtovníctvo" možno pre daňový príjmový pokladničný doklad zvoliť spôsob zaokrúhľovania konečnej čiastky. (Pôvodne bol spôsob zaokrúhľovania totožný s nastavením vydaných faktúr, čo však niektorým užívateľom nevyhovovalo).
Zadávanie položiek s DPH
Pre správnu evidenciu DPH je nutné zadať aj kód DPH. Kódy DPH sa nastavujú v module "SPRÁVCA - Predvoľby globálne - Kódy DPH". Tam sa k nim priraďujú príslušné analytické účty rady 343...
a) bežný zápis
Zoznam kódov DPH možno spustiť medzerníkom. Ak je zadaný základ dane, výpočet DPH sa urobí ihneď. Vypočítané hodnoty sa dajú samozrejme zmeniť (napr. zaokrúhliť...). Ak sa zapisuje zjednodušený daňový doklad, kde nie je rozpísaný základ dane a DPH, môže užívateľ pre tento rozpis použiť kalkulačku DPH, ktorá sa aktivuje klávesou F5. Čiastka potom bude rozpočítaná na základ dane a DPH.
V programe sa odporúča pri vytváraní pokladničného dokladu (zjednodušeného daňové dokladu) používať druhú variantu pokladničného dokladu (výdavkový doklad nákupy/príjmový daňový doklad tržby). Položky v týchto dokladoch sa vytvárajú rovnakým spôsobom ako vo vydaných faktúrach.
b) pokladničný doklad - tržby/ nákupy
Pri tomto spôsobe zápisu sa musí opäť zadať kód DPH, na základe ktorého sa urobí výpočet DPH. Tiež možno zadať priamo čiastku vrátane DPH, ktorá bude následne rozpočítaná na základ a DPH.
Postup pre vytvorenie pokladničných dokladov typu 2) a 7)
Po zvolení tohoto druhu dokladu (viď. Pokladňa) sa objaví editačné okno, v ktorom užívateľ vyplní údaje súvisiace s vytvorením pokladničného dokladu. Jeden doklad môže obsahovať neobmedzený počet položiek. Pridanie položiek, ich kopírovanie, zmenu a zmazanie vykonáva užívateľ pomocou zeleno popísaných tlačidiel uprostred okna.
Len u tohto typu pokladničného dokladu možno zadať odlišný dátum pre vstup do evidencie DPH (rovnako ako u faktúr). Je tu možné rovnako ako vo faktúrach použiť tlačidlo preveriť zálohy a využiť automatického párovania záloh, ktoré táto funkcia ponúka.
Len u tohoto typu dokladu nájdeme tlačidlo "Kartou, šekom", po jeho stlačení sa celková suma pokladničného dokladu vyplní do vedľajšej kolónky (vedľa tohoto tlačidla) a z Predvolieb-globálnych sa doplní účtovný predpis platby kartou (šekom). Pokiaľ nebol doklad uhradený šekom (kartou) v plnej výške, môže čiastku jednoducho prepísať na skutočnú hodnotu.
Tento typ dokladu rovnako umožňuje automatické zaokrúhľovanie podľa Predvolieb-globálnych, kde sa nastaví ako hodnota zaokrúhlenia (centy) tak aj účet, na ktorý sa zaokrúhlenie zaúčtuje. Bez zadania účtu sa zaúčtuje na rovnaký účet, ako prvá položka v doklade.
.jpg?version=1&modificationDate=1490697288496&cacheVersion=1&api=v2)
Zostatok v pokladni
Stlačením klávesy F11 alebo tlačidla "Zostatky" sa zobrazí zostatok v dokladovej rade (Pokladňa, Banka) k dátumu položky, na ktorej sa nachádza kurzor, tzn. že pokiaľ potrebujeme vedieť aký je stav pokladne k 15.2., je treba kliknúť myšou na položku s týmto dátumom a potom klávesu F11.
Pozor!
Je potrebné vedieť, že táto funkcia má väzbu na analytický účet, tzn. že pokiaľ jednotka má pokladňu rozdelenú na dve časti, zvlášť výdaje a príjmy, ale s rovnakou analytikou, program ukáže zostatky vrátane príjmov a výdajov. Z toho vyplýva, že sa neodporúča viesť dve samostatné pokladne s rovnakou analytikou inak než okrem vyššie uvedeného príkladu.
Tlač pokladničného dokladu
Tlačiť je možné viac dokladov naraz - voľbou od....do... Pre interné potreby je ponukou "Tlačiť inak" možno vytlačiť účtovný doklad s predkontáciou, dvojmo (dva doklady na jeden list), alebo spojito (ihneď za dokladom nasleduje ďalší doklad).
Tlač pokladničnej knihy
Funkcia pre tlač pokladničnej knihy sa nachádza v hornom menu "Denník - tlač a export denník" alebo použitím ikony tlačiarne, umiestneného v pravom hornom rohu obrazovky. Pokiaľ je potrebné vidieť jednotlivé pohyby zo zostatkami, musí byť zvolená funkcia "Tlačiť so zostatkami". Pokiaľ bude zvolená funkcia "Detailne", program vytlačí všetky položky dokladu v rámci jedného čísla dokladu. Funkcia "Kumulatívne podľa dokladov" naopak zberné doklady sumarizuje do jedného riadku.
Pokladničná kniha
Prečíslovanie dokladov
Užívateľ má možnosť prečíslovať doklady v danej dokladovej rade. Výberom ponuky z horného menu Denník - Prečíslovanie dokladovej rady. Následne sa zvolí obdobie, v ktorom chceme doklady prečíslovať a zadáme číslom, ktorým sa má začať. Užívateľ musí zadať aj potvrdzujúci výraz "Precislovat" - viď nasledujúci obrázok.
