Pred samotným účtovaním je vhodné najprv si nadefinovať nasledovné údaje.
Definícia účtovného obdobia
Zadáva sa v module "Správca - Predvoľby Globálne - Všeobecné" a súčasne v module "Správca - Predvoľby užívateľské - Všeobecné". Za zmienku stojí, že tento údaj sa môže kedykoľvek meniť podľa potreby užívateľa. Napr. je január 2015 a v roku 2014 ešte nebola urobené uzávierka. V tomto prípade sa jednoducho zmení aktuálne účtovné obdobie na rok 2015 a účtujú sa položky patriace do roku 2015. Ako náhle je treba vrátiť sa do roku 2014, opäť sa zmení len údaj na rok 2014. V prípade jedného užívateľa sa odporúča vymazať údaj z užívateľských predvolieb, keďže sú prednostne načítané programom tieto voľby. Naopak u viacerých užívateľov v sieti sa odporúča prepínať medzi účtovnými obdobiami len pomocou Predvolieb Užívateľských, keďže takto sa prepne len jeden užívateľ do iného účtovného obdobia a ostatní užívatelia nie.
Definícia platcu/neplatcu DPH
Zadáva sa v module Správca- Predvoľby Globálne - Všeobecné - Daňové nastavenie.
Definícia bánk a pokladní
Ak používa účtovná jednotka viac peňažných ústavov, nadefinuje si ich v module Účtovníctvo - Analytika, Banky. V tomto module sa definuje aj číslo účtu a názov peňažného ústavu.
Defínicia u bánk obsahuje dokladovú skratku, ktorá sa bude používať v účt.knihách, popis, číslo účtu a názov peňažného ústavu. Ak používa účtovná jednotka len jeden bežný účet, nepridáva do zoznamu žiadny ďalší, ale v už predvolenom (Skratka: B) vypíše len všetky potrebné údaje (Použije tlačidlo "Zmeniť").
Účtovná jednotka si nadefinuje potrebné dokladové rady, ktoré budú predstavovať samostatné účtovné denníky. Dokladová rada je označovaná dokladovou skratkou, ktorá môže byť až trojmiestna. Dokladové rady sa členia na nasledujúce základné druhy, ktoré v programe majú svoje špecifické vlastnosti a budú v manuále ďalej popísané.
- pokladňa
- bankový účet
- nepeňažné operácie (uzávierkové operácie, zápočty)
- prijaté faktúry
- vydané faktúry.
Pre prehľadnosť sa odporúča navrhnúť dokladové skratky tak, aby prvý znak alebo prvé dva znaky predstavovali rovnakú skupinu denníkov. Napr. takto:
Dokladové rady faktúr (číselné rady)
Jednoduché účtovníctvo umožňuje vedenie viac číselných radov vydaných či prijatých faktúr, pričom v každej rade je možné nastaviť špecifickú číselnú radu.
V definícii dokladových rád prijatých a vydaných faktúr možno nastaviť pevné číslo symbolizujúce číselnú radu dokladov - Štrukturálne číslovanie faktúr. Každú dokladovú radu možno rozlíšiť tzv. pevným číslom, pričom vzostupné číslovanie bude vykonávané pre každú číselnú radu samostatne. Napr. faktúry za služby budú mať samostatnú dokladovú radu VFS. V nastavení dokladových rád sa určí pevné číslo(a) "......4..." aj pozíciu, ktorú je potom možné kombinovať napr. s rokom. Ďalšiu radu faktúr napr. za materiál označíme jako VFM s pevným číslom "......3.....". Automatické číslovanie potom bude vyzerať nasledovne: VFS 201540001, u VFM 201530001 alebo VFD 201520001 (rada dobropisov) atď. Predčíslie, symbolizujúce rok je nutné zapísať natvrdo u čísla prvej faktúry.