Sklad

Modul "Sklad" je súčasťou komplexného programu PREMIER system. Sklad sám o sebe je veľmi zložitá téma a program obsahuje celý rad možností, nastavení a funkcií, ktoré činia tento modul relatívne zložitým. Obtiažnosť je daná predovšetkým širokou škálou klientov, ktorí sklad využívajú v rôznych oboroch, ktoré so sebou nesú celú radu špecifík. V jednotlivých kapitolách sú uvedené modelové príklady nastavenia programu.

Program umožňuje vedenie neobmedzeného množstva skladov. Pohyby na jednotlivých skladoch možno systémovo rozdeliť prostredníctvom skladových položiek (druhy pohybov), ktoré obsahujú vlastné nastavenie pre prácu v sklade. Celé skladové hospodárstvo je riešené prostredníctvom systému dopytov a ponúk, vystavených a prijatých objednávok a následne príjemiek a výdajok, pričom všetky tieto činnosti na seba kontinuálne nadväzujú a ich realizácia je systémom strážená. Z toho vyplýva, že nieje treba vytvárať doklady od ponuky cez objednávku a výdajku až po faktúru, ale len jeden (ponuku alebo objednávku). Preťahovaním dát z jedného dokladu je veľmi uľahčená práca v sklade s možnosťou kontroly a sledovania jednotlivých pohybov.

Tento skladový systém je určený ako maloobchodným firmám (ktoré môžu využiť pre predaj tovaru pokladničný elektronický systém alebo čítačku čiarového kódu) tak aj veľkoobchodným spoločnostiam. Program ďalej obsahuje systém automatizovaného výdaja zo skladu na základe vytvorených objednávok, systém automatických návrhov objednávok podľa obrátkovosti a definovaného max. a min. množstva tovaru na sklade, návrhár min. a max. množstva a ďalšie nadštandardné funkcie.

Definícia spôsobu vedenia skladu, spôsob vystavovania dokladov a definovanie dokladových radov, určenie obmedzenie prístupu pre jednotlivých užívateľov/skladníkov a ďalšie nastavenia pre prácu so skladom sa robí v "Správca- Predvoľby Globálne/Užívateľské/obmedzujúce - Sklad".

V sklade je možné evidovať zásoby podľa dvoch druhov ocenenia - FIFO a Vážený aritmetický priemer.

Všeobecná charakteristika a základné funkcie

evidovanie tovaru, materiálu, služieb
neobmedzené množstvá vzájomne prepojených skladov
spôsoby ocenenia - vážený priemer, FIFO
možnosť vnútorného rozčlenenia skladových kariet (sériové čísla, doba trvanlivosti)
veľkoobchodný a maloobchodný predaj
výdaj do výroby či zákaziek (stavebné a iné firmy)
realizácia objednávok prostredníctvom výdajok a ich sledovanie
automatizované navrhovanie vystavených objednávok a realizácia prostredníctvom príjemiek
dopyty a ponuky previazané na vystavené a prijaté objednávky
rozúčtovanie pohybov na zákazky, strediská a doplnkové analýzy
on-line, off-line účtovanie do denníku podľa zvolenej sumarizácie
automatické korekcie pri inventúre
vnútorné kontroly ocenenia zásob, účtov vytvorenia zásob, prevodov medzi skladmi a rozdielov medzi dodacími listami a faktúrami

Vedenie skladu a zákazky, strediská a doplnkové analýzy

Celý systém vedenia skladu umožňuje podrobné členenie prírastkov a úbytkov skladu na tri úrovne (zákazky, strediská a doplnkové analýzy). Možnosť zadania týchto kategórií je na úrovni priradenia k jednotlivým položkám príjemiek či výdajok, tzn. to najpodrobnejšie. V module "Prehľady" je prevažná väčšina prehľadov a zostáv podporovaná systémom členenia na zákazky..., čo znamená, že sklad umožňuje v reálnom čase sledovať koľko materiálu nabehlo na danú zákazku apod.

Toto rozdelenie je potom rešpektované pri účtovaní prírastkov a úbytkov do denníku. Možnosť účtovného sledovania zákaziek či stredísk v rámci skladu je závislá na účtovaní skladu do denníku. Pokiaľ chce účtovná jednotka strediská a zákazky sledovať v reále (a nechce čakať na zaúčtovanie), potom možno túto funkciu zapnúť v ponuke "Správca - Predvoľby Globálne- Zákazky- Pohyby účtovanie- Náklady spotreby materiálu na zákazku čerpať priamo podľa výdajok".

Nastavenie skladu (základné) - Začiatok práce so skladom

Systém predvolieb a systém nastavenia pre jednotlivé funkcie umožňuje prispôsobiť skladové hospodárstvo potrebám firmy. Celkové nastavenie skladového hospodárstva je rozdelené do piatich základných kategórií:

1) Nastavenie základných skladových kategórií

Toto nastavenie sa nachádza v "Zoznam skladov/pohybov" - definujú sa tu:

2) Nastavenie dokladových radov (príjemky, výdajky, objednávky in-out, dopyty, ponuky) - robí sa v "Účtovníctvo - Nastavenie, osnova, denníky - Dokladové rady", kde sa nastavujú dokladové rady a spôsob ich číslovania. Tieto dokladové rady sa spravidla rozdeľujú podľa skladov (odporúča sa), alebo v prípade jedného skladu pre jednotlivých užívateľov, napr. v predajniach.

3) Nastavenie doplňujúcich funkcií - technické nastavenie v "Správca-Predvoľby Globálne/Užívateľské- Sklad" - v tomto oddiele sa nastavujú špecifické funkcie pre sklad - nastavenie údajov pre zoznam skladových kariet, spôsob vyhľadávania sklad.kariet, doplňujúce funkcie pre rozčlenenie atď.

4) Nastavenie obmedzenia prístupu a funkcií jednotlivým užívateľom - v "Správca - Predvoľby Obmedzujúce"- alebo v "Správca- Prístupové práva" ide o rozšírenie prístupových práv pre jednotlivých užívateľov - možno napr. zakázať prístup k vybraným skladom, zákaz výdaja do záporu, skrytie predajných cien atď.

5) Individuálne nastavenie skladovej karty - súvisí s údajmi na skladovej karte a vytvára nastavenia pre konkrétnu skladovú kartu (predajná cena, rozčlenenie, individuálna účtovná predkontácia).

Pred nastavením je treba si rozmyslieť celú radu vecí a aspektov, ktoré budú ovplyvňovať prácu so skladom. Napr. akým účtovným spôsobom sa bude viesť sklad (A, B), koľko užívateľov bude tento modul používať, ako budú číslované doklady, spôsob oceňovania skladových zásob, či bude možné robiť spätné zmeny a ďalšie otázky, ktoré sú dôležité. Nižšie sú uvedené základné pojmy z oblasti skladu a ich stručný výklad:

Počiatočné množstvo na sklade

Počiatočné množstvo na skladových kartách sa pri prechode na nový systém nastaví formou vytvorenia počiatočnej príjemky. Počiatočné množstvo nemožno nastaviť priamo na skladovej karte, musí sa vytvoriť počiatočná príjemka.

Počiatočná príjemka sa robí tak, že sa navolí nový druh pohybu v "Sklad - Zoznam skladov, pohybov - Druhy pohybov". Predkontácia na tento druh pohybu sa odporúča dať 132xxx/132xxx. Potom sa táto príjemka nahrá normálne ako príjemka v príslušnom sklade - a tam sa zvolí druh pohybu - počiatočná príjemka.

Odporúčanie! Pri vytváraní počiatočnej príjemky je vhodné priebežne ukladať vytvorené dáta (napr. každých 20 minút), lebo hrozí, že pri výpadku prúdu sa práca neuloží. Pri pravidelnom ukladaní sa stratia len tie položky, ktoré neboli uložené.

Spôsob vedenia skladu z hľadiska účtovania spôsobom A,B

Metóda A - jednotlivé pohyby na sklade sú účtované predovšetkým prostredníctvom účtu 111...(materiál) alebo 131...(tovar), ktoré umožňujú sledovať kontinuitu medzi dokladom obstarania (prijatá faktúra) a príjemkou. Tu je nutné riadne nastaviť predkontáciu jednotlivých skladov, resp. pohybov na sklade.

Metóda B - sklad nie je vedený účtovne, len evidenčne a všetky faktúry za materiál/tovar sú smerované priamo do nákladov. Podľa evidencie sa potom na konci roka robí zúčtovanie v rámci zostatkov na sklade. Nie je nutné nastavovať účtovnú predkontáciu.

Spôsob oceňovania

Program umožňuje dva základné spôsoby oceňovania skladových zásob - metódu "FIFO" a metódu "Váženého aritmetického priemeru". Spôsob oceňovania skladu nie je možné v priebehu účtovného obdobia meniť.

Metóda FIFO - tento spôsob oceňovania zásob sa riadi podľa poradia prijatých zásob na sklad. V preklade znamená "prvý do skladu, prvý zo skladu". Najprv sa účtovne vyskladňuje materiál z prvej dodávky, resp. v cene prvej dodávky, potom nasledujúcej dodávky atď. Nezáleží na tom, či bola fyzicky skutočne vydaná práve prvá dodávka.

Metóda váženého aritmetického priemeru - táto metóda stanoví skladovú cenu na základe priemeru cien jednotlivých dodávok skladových zásob. V tej sa potom zachytávajú úbytky materiálu zo skladu. Priemer možno rovnako počítať len v určitých intervaloch a v celom tomto intervale potom oceňovať úbytky zásob takto vypočítanou cenou.

Pri zmene v priebehu účtovného obdobia je nutné urobiť kontrolný prepočet, v ktorom sa skladové ceny prepočítajú spätne podľa zvolenej metódy.

Zmeny v dokladoch (pohyboch) a ich dopad na ocenenie - možnosti zmien

Najčastejším problémom je možnosť spätných zmien (množstvo, cena) na príjemke, ktoré sú nutné z mnohých dôvodov:

naskladňuje sa na základe dodacieho listu, kde nejsú uvedené ceny a ocenenie prebieha až na základe prijatej faktúry, avšak je ich už nutné vyskladňovať
výdaj do záporu - z časových dôvodov nie je možné vytvoriť príjemku, preto je potreba vyskladniť do záporu
omyl skladníka pri vytváraní príjemky - nesprávne uvedenie ceny či množstva

Všetky tieto operácie výrazne ovplyvňujú správne ocenenie skladových zásob a teda určenie správnej skladovej ceny (FIFO alebo vážený priemer) na výdajku, resp. výdajky.

Funkcia kontrolný prepočet - umožňuje pri spätných zmenách na dokladoch (príjemky a výdajky) premietnuť tieto zmeny a kontinuálne preceniť všetky pohyby, ktoré s touto zmenou súvisia, tzn. že zmeny možno podľa práv vykonávať kedykoľvek, samozrejme s ohľadom na uzavreté periódy.

Komentár k vyššie uvedenému:

"Často sa stane, že tovar je predaný a zákazník sa vráti a povie, že vybranú položku nechce, alebo by ju chcel vymeniť za inú, alebo je potreba predávať, a v sklade nič nie je, a akurát prišiel tovar a nie je čas vytvárať príjemku, teda ide o to, či možno predávať bez vytvorenia príjemky atď.

Všetky tieto operácie možno v programe PREMIER systém robiť bez nutnosti vytvárania opravných dokladov. Program umožňuje oceniť príjemku spätne, aj keď z tejto dodávky bolo napr. vyskladnené určité množstvo. Použitím funkcie "Kontrolný prepočet" sa do príslušných výdajok spätne dosadí správna skladová cena, ktorá je rešpektovaná v rámci nového ocenenia príjemky rovnako ako v prípade výdajky. "

Všeobecné funkcie v dokladoch (príjemky, výdajky, objednávky in-out, dopyty, ponuky)

Zoradenie položiek v dokladoch - okrem klasického zoradenia položiek program ponúka vo všetkých dokladoch subsystému Sklad možnosť zoradenia podľa katalógového čísla. Táto funkcia je dostupná v obrazovke položiek v ľavej časti dolnej obrazovky.

Užívateľské popisky v dokladoch - program ponúka v obstarávacích agendách voľné polia, ktoré možno využiť pre uvedenie akýchkoľvek údajov a pre tieto účely je možné tiež zvoliť vlastný popis tohoto poľa. Tieto polia možno poznať podľa toho, že súčasťou názvu je znak "#", napr. "Popis #". Nastavenie týchto polí je pre všetky agendy skladu v "Správca- Predvoľby globálne - Sklad- Užívateľské popisky v skladoch".

Obsah stránky