Zápis do tohto zoznamu prebieha za pomoci štandardných klávesov, spoločných pre tvorbu vstupných dát prakticky vo všetkých moduloch ("F3 - Nová"," F4 - Zmeniť") a to buď:
1) ručne - vypísaním všetkých potrebných informácií,
2) načítaním podľa zadaného IČO daného podnikateľského subjektu z príslušných internetových stránok pre český alebo slovenský subjekt
3) pridaním inštitúcie z databázy inštitúcií.
Tvorba nových obchodných partnerov je možná aj z iných modulov (napr. pri tvorbe vydaných alebo prijatých faktúr, príjemky alebo výdajky). Možnosť nastavenia individuálnych a ostatných nastavení možno potom rozšíriť v module Zoznam partnerov v oddieli Odberatelia alebo Dodávatelia.
Spôsobom 2) sa načítajú len základné údaje (názov, adresa, IČ, DIČ) a zvyšok možno potom doplniť ihneď, alebo kedykoľvek neskôr pomocou klávesy "Zmeniť/F4"
Horná ponuka - "Zoznam"
Kontrola konzistencie
Táto funkcia slúži na kontrolu zmätkov v databáze partnerov a k zlučovaniu partnerov, ktorí sú uvedení v databáze, a tých, ktorí sú len ručne napísaní na príslušné riadky vo faktúre, t.j. partner nie je vybraný z databáze - tento doklad nie je spárovaný s týmto partnerom. V týchto prípadoch potom dochádza k tomu, že v prehľade o odberateľovi/dodávateľovi sa zobrazia len niektoré faktúry, t.j. tie, ktoré sú previazané s partnerom vyhľadaním cez skratku zo zoznamu partnerov uložených v databáze.
Táto ponuka slúži pre spätné zlúčenie týchto prípadov i pre zlúčenie len v databázi oddelených partnerov. Napr. ak je partner omylom zapísaný 2x, jedného zmažeme a touto funkciou pripojíme doklady pôvodne previazané so zmazaným partnerom k partnerovi nezmazanému.
Automaticky hromadne vygenerovať zákaznícke EAN kódy
Funkcia ponúka generovanie EAN kódov podľa skratky, a to buď pri Odberateľoch s nevyplneným kódom alebo u Všetkých odberateľov. Podľa týchto kódov sa dá partner dopĺňať do všetkých dokladov (faktúry, výdajky....).
Porovnanie s obchodným registrom
Touto voľbou sa program PREMIER pripojí k obchodnému registru a skontroluje údaje v adresári s údajmi v OR. Porovnávať možno: Všetkých obchodných partnerov, Len všetkých odberateľov, Len aktuálneho partnera alebo Partnerov podľa ručného výberu. Po kontrole možno označiť partnerov, ktorých chceme nechať opraviť, a zvolíme "Uložiť".
Import údajov z MS EXCEL
Táto funkcia slúži k automatickému načítaniu údajov z formátu *.xls.
Všeobecný prehľad dokladov partnera - záložky
Tento modul ponúka interaktívny prehľad všetkých informácií týkajúcich sa konkrétneho odberateľa. Prostredníctvom jednotlivých záložiek odkazujúcich na všetky účtovné a evidenčné prípady odberateľa sa možno na tieto doklady nielen inteligentne a rýchlo presúvať, ale rovnako priamo v týchto záložkách uskutočňovať zmeny, pridávať, vymazávať záznamy v jednotlivých dokladoch. Na rozdiel od komplexných informácií program umožňuje pri prechode na konkrétny doklad (napr. faktúru) presun späť na pôvodný prehľad.
Tieto záložky slúžia zároveň k tvorbe dokladov. Užívateľ sa tak nemusí prepínať medzi jednotlivými subsystémami a môže doklady komfortne vytvárať z jedného miesta.
Vyhľadanie partnera v zozname
Vyhľadať príslušného partnera v zozname možno pomocou aktívneho okna "Dohľadať F8":
Toto okienko je stále aktívne, vďaka čomu možno kedykoľvek napísať akýkoľvek výraz pre hľadanie (nemusí to byť len začiatok, možno hľadať napr. aj podľa druhého slova v názve firmy). Program automaticky ponúkne všetky možnosti, ktoré vyhovujú zadanému kritériu.
Tlač zoznamu, obálok a štítkov, hromadné rozosielanie e-mailov
Po spustení príkazu pre tlač ponúkne program nasledujúci výber:
Po zvolení voľby "Zoznam/Obálky/Listy: podľa výberu zo zoznamu partnerov" sa zobrazí zoznam všetkých klientov, z ktorého možno vyberať partnerov potrebných pre tlač. Tento výber možno uskutočniť pomocou voľby "Pridať" (jednotliví partneri) alebo "Pridať všetko" (všetci partneri). Nežiaducich partnerov je potom možné zo zoznamu pre tlač odstrániť pomocou voľby "Odstrániť" alebo "Odstrániť všetko".
Výber partnerov pre tlač je možné tiež pomocou filtra, v ktorom je celý rad kritérií, podľa ktorých možno jednotlivých partnerov vyberať - výber sa potvrdí kliknutím na tlačidlo "OK".
Rozoslať e-mail
Táto voľba výrazne urýchľuje rozosielanie hromadných správ/oznámení skupine zákazníkov. Uplatnenie možno nájsť pri oznámení zmien vo firme (napr. zmena názvu firmy, sídla,...), pri posielaní informačnej správy alebo oznámenia o celozávodnej dovolenke.
Veľkou výhodou tohto rozosielania e-mailov je použitie len SMTP servera (vrátane autorizácie) bez nutnosti mať nainštalovaný Microsoft Outlook, Mozilla Thnudebird alebo iného poštového klienta. Nastavenie SMTP servera je popísané nižšie.
Po výbere skupiny partnerov na tlač a zobrazení nasledujúceho okna klikneme na voľbu "Rozoslať e-mail".
V nasledujúcom okne hviezdičkou alebo dvojklikom na príslušnom riadku môžeme ešte zoznam partnerov upraviť. Potom klikneme na OK.
V poli "Od" je automaticky načítaný mail z nastavení SMTP serveru. Do "Textu správy" sa doplní požadovaný text, prípadne sa vyberie z číselníka. Kliknutím na sponu u "Prílohy" sa môže pripojiť ľubovoľný súbor, kliknutím na kôš sa príloha odstráni.
Ďalej možno vyplniť pole "Kópia", t. j. komu má uvedený mail prísť v kópii a "Skrytá kópia" (automaticky sa vypĺňa mail nastavený v "Správca - Predvoľby-Užívateľské - Všeobecné", v prípade absencie sa vypĺňa mail z globálnych predvolieb), Predmet, Priorita.
V prípade, že užívateľ požaduje informáciu o prečítaní správy príjemcom, zaškrtne pole "Zaslať potvrdenie o prečítaní správy".
Ak by niektorí z príjemcov mal problémy so zobrazením textu správy správne, t. j. namiesto č, š, ť bude mať nečitateľné znaky, zaškrtnutím voľby "Odstrániť mäkčene, dĺžne" sa mail odošle bez diakritiky.
Nastavenie SMTP servera
Každý užívateľ si môže nastaviť vlastný SMTP server ("Správca - Predvoľby-Užívateľské"). V prípade nevyplnenia sa automaticky preberajú nastavenia z predvolieb globálnych.
Nastavenia sa vykoná v "Správca - Predvoľby-Globálne/Užívateľské - Voľby pre sieť, tlač, export, import - SMTP server - osobné".
Názov serveru - nie je povinný.
Adresa serveru - adresu užívateľovi poskytne jeho poskytovateľ internetu.
Meno užívateľa - užívateľ zadá svoje užívateľské meno, ktorým sa prihlasuje k SMTP serveru (poskytne poskytovateľ internetu alebo správca siete)
Heslo - užívateľ zadá heslo, ktorým sa prihlasuje k SMTP serveru (poskytne poskytovateľ internetu alebo správca siete).
Pokiaľ SMTP server nevyžaduje overenie, užívateľské meno a heslo sa nezadáva. Ďalšie informácie o nastavení SMTP serveru nájdete v časti "Správca".
Zmeny v zozname partnerov
Ponuka, ktorá užívateľovi umožňuje sledovať históriu zmien uskutočnených na karte obchodného partnera. Akúkoľvek zmenu program zaznamená a užívateľ sa tlačidlom "Prehľad zmien" dostane k zoznamu týchto zmien, v ktorom sú uvedené informácie o pôvodných a nových hodnotách, dátum, čas a meno užívateľa, ktorý zmenu vykonal.
Zmena názvu spoločnosti
Pokiaľ užívateľ uskutočňuje na karte partnera zmenu názvu alebo IČO, program sa automaticky pri ukladaní spýta, či chce tieto údaje premietnuť do už vystavených dokladov. Odporúčame potvrdiť voľbu "Áno" - zmena sa prepíše vo všetkých pôvodných dokladoch.
Zmenu názvu užívateľ uvidí pod kartou partnera, podľa toho tiež možno údaje vyhľadávať.
Tok partnera
Tok partnera je prehľad, ktorý zachytáva priebeh dokladov partnera (od objednávok až po konečnú realizáciu a platby). Prehľad informuje o tržbách, nákupoch, saldokonte a peňažných tokoch. Užívateľ má tak k dispozícii dokonalý celkový prehľad o faktúrach s detailným zobrazením jednotlivých položiek. Farebné rozlíšenie umožňuje jednoduchú orientáciu v prehľade.
