Zvolením této možnosti se zobrazí seznam všech zaměstnanců, kteří mají ve zpracovávaném období aktivní smlouvu. Zápis nové nepřítomnosti provedete takto:

2. Příprava dočasných pracovních neschopností pro zpracování

V druhém kroku připravíte pro zpracování dočasné pracovní neschopnosti - tj. provedete jejich stažení prostřednictvím podpisového certifikátu nebo Datových schránek, případně - pokud nevyužíváte žádnou z těchto možností - provedete ruční zápis dočasných pracovních neschopností do Přehledu DPN. Vše ohledně zpracování DPN je podrobně popsáno v kapitole   1.7.1. E-neschopenky - zpracování DPN od 01.01.2020

3. Zahájení měsíce (zahájení zaměstnance)

Po zápisu všech nepřítomností ve výkazech práce a přípravě DPN provedete tzv „Zahájení měsíce“. Jedná se o operaci, při níž program doplní odpracovanou dobu dle fondu PD mezi jednotlivé nepřítomnosti a dále doplní „trvalé individuální složky“ mzdy zadané ve mzdových údajích daného zaměstnance (včetně zadaných exekučních srážek). Pokud zpracováváte mzdy tak, že rozpočítáváte v rámci měsíce na různé zakázky, pak v nastavení „zahájení“ zvolte volbu – bez odpr. doby.

Zahájení měsíce provedete tak, že ve výkazech práce zvolíte "zahájení měsíce", vyberete okruh zaměstnanců nebo zahájíte u všech  a potvrdíte tlačítkem OK.

Zahájení můžeme provést také pouze u jednoho zaměstnance přímo z jeho výkazu takto:

Výkaz práce po zahájení vypadá takto:

4. Editace výkazů práce

V dalším kroku editujete (otevíráte) výkazy práce jednotlivých zaměstnanců a upravujete mzdu dle požadavků – přidáváte nebo měníte položky, zadáváte přesčasy, prémie, srážky atd. - tedy pohyblivé složky mzdy.

Zápis prémií:

5. Výpočet mzdy 

Po doplnění všech pohyblivých složek do zahájeného výkazu práce můžete provést výpočet mzdy. Ten můžete provést jak individuálně pro jednoho zaměstnance přímo v jeho výkazu práce tak hromadně všem zaměstnancům.

Individuální výpočet ve výkazu práce:

Mzdy můžete také propočítat hromadně.

Hromadný propočet doporučujeme provést i v případě, že jste již mzdy propočítávali individuálně.  V rámci hromadného propočtu totiž program provádí další logické kontroly a v případě zjištění logických chyb vás na ně v protokolu o zpracování mezd upozorní.

Hromadný propočet provedete takto:

Podrobnější informace k jednotlivým krokům při zpracování mezd

ad.1. Zápis nepřítomnosti v práci do výkazu práce

Nejrychleji zadáte např. dovolenou od 10.08.2020 do 11.08.2020 takto:

F3 → 10 (ENTER) → 11 (ENTER) → 500 (ENTER) → F2

Při zápisu jednotlivých nových položek nemusíte nutně procházet všechna pole - stačí vyplnit pouze ta, která jsou nutná a přímo uložit pomocí F2. U polí "od:" a "do:" stačí vyplnit pouze den a potvrdit ENTER nebo přejít do dalšího pole pomocí myši.

Pokud zapisujete překážku v práci kratší než směna, pak zadáte datum od - do a v pozici Pr.dnů ručně zapíšete 0,5 a potvrdíte ENTER -  položka se propočte jen za polovinu směny (zbytek směny se zaměstnanci doplní při zahájení měsíce automaticky jako odpracovaná doba).

Stejnému zaměstnanci na 03.08.2020 zadáme 0,5 dne placené překážky v práci - např. návštěvu u lékaře:

Po uložení obou těchto zadání bude výkaz práce přichystán k zahájení a bude vypadat takto:

Stejným způsobem zapíšete do výkazu práce i dočasné pracovní neschopnosti a jiné dávky hrazené z nemocenského pojištění - podrobněji o zápisu a možnostech k těmto dávkám v kapitole 1. 7. Zpracování dávek nemocenského pojištění

ad 3. Zahájení měsíce - zahájení zaměstnance

Zahájení měsíce lze provést dvěma způsoby:

a) pro všechny zaměstnance najednou (případně pro zvolený okruh zaměstnanců)

b) pro jediného zaměstnance přímo ve výkazu práce (je to možné pouze ve režimu zpracování mezd - standardně - viz obrázek níže)

Vypsáním hesla pro zahájení  - tj. slova  "zahajit" bez diakritiky - dojde ve výkazu práce k doplnění odpracované doby a všech mzdových položek, které má zaměstnanec uvedené v personalistice - v nastavení - mzdové údaje (např. osobní hodnocení, speciální příplatky, dodanění služebního vozidla i pro soukromé účely, půjčky, penzijní pojištění, exekuční srážky atd.). 

Výkaz práce po zahájení bude vypadat takto:

Režimy zpracování výkazu práce

V PREMIERU existují dva možné režimy zpracování výkazu práce. Volbu daného režimu zpracování se provádí ve Správci - v  Globálních předvolbách pod záložkou Mzdy:

Standardní režim

Doporučený - standardní režim (používat standardní zadávání hodin/dnů) - zde je vidět rozložení odpracované doby a absencí v rámci měsíce, zde je také barevná provázanost podbarvení zápisů jednotlivých složek mzdy ve výkazu práce a na zobrazení měsíce. Výhodou tohoto režimu je i možnost zahájení zaměstnance - tedy zahájení jenom této jediné mzdy, výhodou je také větší přehlednost, další informace o fondu pracovní doby.

Režim mzdová karta

Druhým režimem je režim - mzdová karta - kde vidíte celou dobu mzdovou kartu.

Hromadné pořizování mzdových složek

Tato volba ve výkazu práce slouží pro pořízení složek mezd, které uživatel pořizuje či mění hromadně – např. odměny, stravenky, roční vyúčtování daně. V tomto režimu lze pořizovat ty mzdové položky, které se zadávají přímo částkou (mají nastaveno „Kč za měsíc nezávisle na fondu pracovní doby“) nebo položky, které se počítají sazbou ze zadaných hodin (mají nastaveno „Kč/hodinu“). V prvním případě vyplňujete pole „sazba“, v druhém pole "hodiny". Aby se Vám zobrazil seznam zaměstnanců, zadáte nahoře do pole "Sledovaný kód" kód požadované mzdové položky, kterou chcete takto hromadně pořídit. Po vyplnění u všech zaměstnanců, kterým chcete mzdovou položku zadat, zvolíte vlevo dole „propočítat u všech“ a „uložit“. Opustíte „Hromadné pořizování“ a ve výkazech u jednotlivých zaměstnanců budou položky uloženy. 

Import mzdových složek z xlsx souboru

Nachystáte si xlsx soubor, který bude obsahovat potřebné údaje:

Dále budete postupovat stejně, jak jsme popsali výše - tj. zvolíte možnost Propočítat u všech a Uložit, takto se importované údaje přenesou do výkazů práce zaměstnanců.

Pořizování mzdových složek sumačně

Je jedním způsobem, kterým se dá v rámci měsíce rozúčtovávat mzdové složky na zakázky a střediska. Pro tyto účely musí být mzdové položky upraveny takto:

Když pak takto upravenou mzdovou položku zapíšete ve výkazu práce, otevře se vám okno pro rozepsání příslušných počtů hodin na jednotlivé zakázky nebo střediska tak, jak to potřebujete.

Metodu rozkontování mzdy lze nastavit. (pamatuje si poslední uloženou a to absolutně – tzn. ne u každého zápisu zvlášť):

1. Přidávat rozdíl – mzda je dána sumarizačními údaji v horní části obrazovky a uživatel provádí změny v dolní detailní části. Mění hodiny (mzdu) a program automaticky přidává další řádky tak, aby součet tvořil sumarizační údaje.

2. Sčítat po přidání – mzda je tvořena součtem detailních řádků – tzn. že uživatel zadává hodnoty do nového řádku sám.

Takto pořízené mzdové složky uvidíte na mzdovém výkazu jako oddělené položky pro jednotlivá střediska.

Další příklady zadávání mzdových složek

Zaměstnanec má hodinovou mzdu, dne 14.4.2017, kdy byl státní svátek, byl v práci - takže mu nenáleží náhrada mzdy za svátek, ale hodinová mzda a k ní příplatek za práci ve svátek.

Pro zadání takové mzdy máte ve mzdových položkách pořízenou mzdovou položku 190 - hodinová mzda za svátek, kterou jste pořídili kopií položky 102 a k ní máte přiřazenou položku 202 /příplatek za práce ve svátek ve výši 100% PHV).

Ve výkazu práce budete postupovat takto:

1.Smažete náhradu mzdy za svátek, která v tom případě zaměstnanci nenáleží. Vyberete danou položku a zvolíte na dolní liště Smazat.

Na den 14.4. zadáváte zaměstnanci směnu mzdovou položkou hodinová mzda ve svátek 190.

Rychlé zadání:

F3 → 14 (ENTER) → 14 (ENTER) → 190 (ENTER) → F2    → program Vám automaticky nabídne zadání položky 202 - potvrdíte F2.

OPRAVY

Pokud zjistíte, že máte v zadání mzdové položky chybu a zadání ještě jste ji neuložili - použijete Esc nebo Storno - položka se neuloží (pokud jste takto zrušili položku, ke které jsou přiřazené i další položky, program se Vás zeptá, zda zrušit i tyto položky.

Pokud zjistíte, že máte chybu u položek, které jste již potvrdili, smažte chybně zadané položky tak, že kurzorem označíte ve výkazu práce řádek s chybnou položkou a na spodní liště potvrdíte tlačítko: Smazat.

Pokud je k mazané mzdové položce přiřazena i další podřazená mzdová položka, program se Vás zeptá, zda zrušit i tyto položky.

Pokud opravujete mzdové položky u mzdy, která již byla propočtena, nezapomeňte tuto mzdu opět propočítat.

Pokud jste chybně zadali některou z absencí, můžete postupovat dvojím způsobem:

1. Za smazanou dovolenou např. za 11.11. zapíšete od  11.11. do 11.11. správnou položku např. smluvní mzdu (nebo např. jinou překážku - 511 ostatní náhrady), pak již můžete nechat mzdu propočítat.

2. Pokud jste chybně zapsali více absencí, které jste smazali a ponechali pouze ty, které do výkazu skutečně patří, vrátíte se zpět do seznamu výkazů práce a buď opravíte odpracovanou dobu ručně, nebo zvolíte zahájení měsíce pouze u tohoto vybraného zaměstnance - doplní se odpracovaná doba, ale zároveň se smažou všechny dodatečně zapsané mzdové položky, které nejsou absencí - např. prémie - ty pak musíte opět doplnit.