PREMIER Ai
Aplikaci PREMIER Ai spustíte kliknutím na tlačítko "A" na hlavní obrazovce programu nebo po kliknutí na šipku a pak jako první volbu pod tlačítkem "A" .
| Panel | |
|---|---|
Na této stránce najdete
|
| Panel | |
|---|---|
Další kapitoly
|
Jak dostat dokumenty do PREMIER Ai?
Uživatel má k dispozici více způsobů, jak dostat dokument(y) do aplikace PREMIER Ai:
- Automaticky:
- napojením aplikace PREMIER Ai na e-mail(y) - nastavení je popsáno zde.
- automatickým načítáním z předem zvolené složky - nastavení výchozí složky je popsáno zde.
prostřednictvím API z DMS serveru/webového portálu klienta.
Informace K tomu je nezbytná verze PREMIER Enterprise a nástavba API, kde je k tomuto účelu doplněn nový příkaz.
- Ručně (ikony v horní části aplikace PREMIER Ai):
- Drag and drop
Vlepit dokument(y) ze schránky
Otevřít dokument(y) ze složky
Vyfotit dokument mobilním telefonem
- Naskenovat dokument
.... funkce jsou podrobně popsány níže v rychlém vstupu.
Základní funkce obrazovky PREMIER Ai
Po spuštění se uživateli zobrazí následující obrazovka s aplikaci PREMIER Ai, kdeje vidět
- seznam načtených/vložených dokumentů,
- náhled na dokument, na kterém aktuálně stojí kurzor
a k tomu odpovídající další tlačítka/volby a funkce.
Přidání dokumentů
Jak již bylo uvedeno, dokumenty k vytěžení se zde dostanou buďto automaticky synchronizací s e-maily, načtením z výchozí složky nebo ručně pomocí voleb "Přidat dokument" v levé horní části obrazovky. Jednotlivé typy ručního vložení dokumentu jsou podrobně popsány níže.
Vedle voleb pro přidání dokumentu je tlačítko pro "Znovunačtení z e-mailu/refresh"
Typy dokumentů
Nad seznamem načtených dokladů se zobrazí informace ohledně druhu dokumentu, na kterém aktuálně stojí kurzor. Možné typy:
- Objektový dokument čitelný - lze přímo vytěžit.
- Sken/fotka bez textu - který je nutno následně převést pomocí funkce "Načíst pomocí OCR" na čitelný dokument a až poté vytěžit. Načtení pomocí OCR je možné přímo odtud nebo v obrazovce "Vytěžování" v dalším kroku.
Jakmile bude načtení provedeno zobrazí se informace ohledně čitelnosti a rotace dokumentu.
Rovněž je možno pro převod využít hromadnou funkci "Navrhnout pro OCR převod", která je k dispozici jako "Hromadná akce". Kdy program sám projde seznam faktur, označí ty, které se mají převádět, a převod se následně spustí volbou "Načíst pomocí OCR".
Kombinovaný dokument - čitelný resp. nečitelný - dokument, ve kterém jsou datové i obrázkové údaje. Dokument se částečně vytěží hned (datové údaje) a ostatní údaje (obrázkové) se vytěží až po "Načtení pomocí OCR".
| Informace |
|---|
Jakmile systém detekuje zakódované PDF, nabídne u něj také načtení pomocí OCR. |
| Tip |
|---|
U OCR převodu je u nekvalitních skenů/fotek respektována rotace (naleznou se správně veškeré čitelné údaje, nepřeskakují řádky). |
Další ovládací prvky
Připojit k vazbám dokladu - pakliže se bude jednat o dokument, který systém nerozpozná (např. se nebude jednat o doklad), je možné jej touto volbou připojit do vazeb napříč celým systémem, Po stisknutí volby stačí pouze dohledat kde se má vazba na dokument vytvořit.
Ukázat vytěžení, akce - tato volba umožní vytěžování z jedné obrazovky více zde.
| Informace |
|---|
Funkce je dostupná pro PC s rozlišením obrazovky minimálně 1920 x 1080 px. |
Dohledat - pro snadné vyhledávání v aplikaci PREMIER Ai (dle čísla dokladu, partnera, částky ad.)
Přeposlat - možnost přeposlat dokument nebo odpovědět odesílateli. Je zde i možnost zaslání na technickou podporu.
Otevřené/Uzavřené/Všechny - možnost snadno měnit volbu zobrazení dokumentů v seznamu dle stavu. Včetně možnosti definovat datum "Od" pro uzavřené požadavky.
Nepřečtené - objeví se pouze, pokud jsou nějaké nepřečtené záznamy (nově nahrané ze složky/e-mailu). V seznamu jsou nepřečtené záznamy tučně zvýrazněny. Jedná se o interaktivní údaj, pokud na něj uživatel bude klikat, budou se postupně nepřečtené e-maily procházet.
Položky - aktuální počet položek v seznamu.
Seznam dokumentů
Dokumenty v seznamu jsou defaultně seřazeny dle data a času nahrání. Jedná se o klasickou unigridovou tabulku, které jsou napříč celým programem, takže je možno využít všechny její funkce jako filtry, řazení, vyhledávání či změna pohledu. Seznam dokumentů v PREMIER AI obsahuje následující údaje:
Status - informace o statusu každého dokumentu. Mohou nastat tyto varianty:
- nový dokument
- nedokončeno
- připraveno k zápisu s editací
- připraveno k přímému zápisu
- zapsáno
- uloženo v evidenci
- duplicitní dokument - Identický dokument je již v seznamu načten a nebo existuje faktura se stejným dodavatelem a číslem dokladu.
Vstup - z důvodu více variant přidání dokumentů je zde identifikace typu vstupů. Možné typy vstupů.
- D - Drag and drop
- E - e-shránka/e-mail
- S - složka
- V - vložení
- S - skener
- M - mobil
Čas- informace ohledně data resp, času načtení dokumentu do PREMIE AI.
Obálka - pakliže se jedná o e-mail objeví se v tomto sloupci obálka. Kliknutím na obálku se daný e-mail zobrazí.
Typ - obsahuje informaci ohledně typu dokumentů viz výše.
Druh - informace již vyčtená z dokumentu ohledně druhu dokladu.
VS, Číslo - variabilní symbol a případně v závorce číslo dokladu, liší-li se od VS. Jedná se o již vytěžený údaj z dokumentu.
Partner - informace o partnerovi z dokladu, Rovněž vytěžený údaj.
Měna - informace z vytěženého dokumentu.
K úhradě - údaj z vytěženého dokumentu.
Poznámka - prostor pro libovolnou zde editovatelnou poznámku k dokumentu.
- podpora práce v týmu, možnost přiřadit dokument uživateli s následnou informací komu je Přiřazeno.
- pro mazání po jednotlivém dokladu z PREMIER Ai.
- vytěžování daného řádku.
- pakliže je doklad připraven k přímému zápisu, pak tímto tlačítkem lze přímý zápis jednotlivě realizovat dvěma způsoby dle statusu daného dokladu.
Program může doklad označit k přímému zápisu automaticky, viz dále.
D. a Číslo dokladu - po zápisu je zde informace ohledně dokladové řady a čísla dokladu, kde byl zápis proveden s možností interaktivního náhledu nebo skoku na doklad pomocí tlačítka 
.
Status schvalování - pakliže doklad spadá do schvalovacího procesu, aktivují se vždy příslušné funkce a zde je k dispozici údaj o aktuálním statusu schvalování. V horní části obrazovky je pak ovládací prvek pro workflow, kde je možné doklad odeslat ke schválení, popř. i schválit přímo zde, pokud je uživatel zároveň schvalovatel v nastavené hierarchii schvalování.
Hromadné akce
Volbou hromadné akce se do seznamu aktivuje checkbox, díky němuž lze snadno provádět akce hromadně.
Vybrat vše - kdy se v dalším kroku uživateli zobrazí upřesňující dialog:
Zrušit označení - volba odstraní označení u všech označených.
Navrhnout pro OCR převod - program sám projde seznam faktur, označí ty, které se mají převádět , a převod se následně spustí volbou "Načíst pomocí OCR" viz výše.
Vybrané položky:
- Odstranit - hromadné odstranění označených dokumentů.
- Přidělit - hromadné přidělení označených dokumentů zvoleném uživateli.
- Změnit řadu - hromadně změní u označených dokumentů cílovou dokladovou řadu dle výběru.
Další akce
Hromadně zapsat připravené - automatický hromadný zápis dokladů se statusem "Připraveno k přímému zápisu".
Vytěžit/ zápis - touto volbou se provede vytěžení dokumentu, na kterém aktuálně stojí kurzor. Podrobnosti zde.
Náhled na dokument
Nad dokumentem je informace o umístění dokumentu a odesílatel (e-mailová adresa), pakliže jsou doklady načteny z e-mailu.
Pod dokumentem jsou pak standartní ovládací prvky k dokumentu (listování, lupa ad.) včetně možnost Otevřít v aplikaci či Ukázat ve složce.
Odesílatel - pakliže jsou doklady načteny z e-mailu, je zde uvedena e-mailová adresa odesílatele.
| Informace |
|---|
Náhled na dokument je dostupný pro PC s rozlišením obrazovky minimálně 1920 x 1080 px. |
Rychlý vstup
Pakliže chce uživatel vložit dokument bez využití aplikace PREMIER AI, má k dispozici rychlé vstupy, pomocí kterých se dostane ihned k vytěžování vloženého dokladu.
| Tip |
|---|
Takto lze vytěžovat dokumenty pouze jednotlivě. Pakliže chcete načíst/zpracovávat více dokumentů, doporučujeme využít aplikaci PREMIER AI. |
Jak vložit dokumenty pomocí rychlého vstupu?
Uživatel má k dispozici více způsobů, jak dostat dokument(y) pomocí rychlého vstupu a tyto jsou k nalezení:
Z hlavní obrazovky pod volbou "A".
Nebo u pořizování nové přijaté faktury resp. zálohového listu.
| Tip |
|---|
| Princip vložení/načtení dokumentů je stejný jako v případě ručního přidání dokumentů přímo v aplikaci PREMIER AI. Jednotlivé způsoby jsou popsány níže. |
Vlepit dokument(y) ze schránky
Program nabízí více možností, jak vlepit dokument ze schránky k vytěžení do PREMIERA.
Z e-mailu
Prvním způsobem je načtení přímo z e-mailové schránky. V e-mailovém klientovi je nutné se postavit kurzorem na požadovaný e-mail resp. skupinu e-mailů a tyto zkopírovat do schránky buďto pomocí Ctrl + C nebo pravým tlačítkem myši a kopírovat.
| Varování |
|---|
| Z bezpečnostních důvodů Windows nelze do PREMIER AI kopírovat celý e-mail při práci ze vzdálené plochy (PREMIER Outsorcing), pouze přílohu(y) z e-mailu. |
Takto se do systému načte celý e-mail včetně všech příloh. Program sám rozpozná typy příloh (faktura, zálohový list, příloha,…). Faktury automaticky označí k importu.
Následně je nutné se přesunout do PREMIERA a myší najet na tlačítko "A" a následně zvolit volbu "Vlepit dokument(y) za schránky".
Takto se do systému načte celý e-mail včetně všech příloh.
Konkrétní příloha e-mailu
Pakliže chcete načíst pouze konkrétní fakturu z e-mailu, je nutné nakopírovat do schránky pouze danou přílohu. Do PREMIERA se následně dokument vlepí stejným způsobem jako viz. výše.
E-mailových příloh lze označit více najednou.
Více e-mailů
Obdobně je možné v e-mailovém klientu nakopírovat do schránky více e-mailů a následně přes tlačítko "A" vlepit do PREMIERA.
Kopírování souboru
Dokument lze do PREMIERA načíst kopírováním dokumentu resp. dokumentů přímo z jejich umístění/místa uložení (disk, flash atd.).
Načtení v PREMIERU se provede opět přes tlačítko "A" a "Vlepit dokument(y) za schránky".
| Tip |
|---|
Stejnými způsoby lze vložit dokument(y)ze schránky přímo v aplikaci PREMIER AI. |
Drag and drop
Dokument je možné vlepit do PREMIERA také metodou "Drag and drop" tj. "táhni a pusť". Načtení dokumentu tímto způsobem spočívá v tom, že se myší "chytne" externí dokument, "natáhne se" do vyznačeného místa v PREMIERU, tedy tlačítko "A" a zde se myš pustí.
Přetáhnout lze dokument přímo z e-mailu resp. celý e-mail anebo přímo z konkrétního umístění.
| Varování |
|---|
Z bezpečnostních důvodů Windows nelze využít metodu "drag and drop" u přístupu z terminálu. |
| Tip |
|---|
Stejným způsob lze vložit dokument pomocí Drag and drop přímo v aplikaci PREMIER AI, |
Otevřít dokument(y) ze složky
Touto volbou se dokument(y) načítají ze složky, tedy jsou někde uloženy a programu se ukáže cesta k nim.
Označit je možné jeden či více dokumentů a následně "Otevřít".
| Tip |
|---|
Stejným způsob lze načíst dokument ze složky (jiné než nastavení pro importu) přímo v aplikaci PREMIER AI, |
Vyfotit dokument mobilním telefonem
Díky naší nové mobilní aplikaci můžete snadno a rychle naskenovat dokumenty pro vytěžování, více zde.
Naskenovat dokument
Touto volbou lze přímo skenovat dokumenty do PREMIERA k načtení údajů.
| Tip |
|---|
Skenování lze rovněž spustit přímo v aplikaci PREMIER AI, |
Po spuštění volby je v levé části obrazovky možnost dalšího nastavení před samotným skenováním.
Pakliže je k PC připojen nějaký skener či více skenerů je k dispozici "Výběr skeneru".
Nastavit lze také:
- výstupní adresář,
- rozlišení,
- typ obrázku,
- komprese,
- formát skenovaného dokumentu - výchozí formát lze nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Volby pro síť/tisk/export/import - Předvolby pro tisk/skener". Defaultně je nastaveno pdf, což doporučujeme pro vícestránkové faktury a následné rozpoznávání.
Samotné skenování se spustí volbou "Skenovat".
Pakliže se má skenovat více stran použije se volba "Skenovat další stranu".
Pokud je již sken kompletní, k načtení se připraví volbou "Uložit a dokončit".
| Tip |
|---|
Doporučujeme nastavit DPI min. 300 (doporučujeme 600) a sklon dokumentu max. 5%, ideálně žádný. |
| Varování |
|---|
Funkce pro přímé skenování, tedy přímo v aplikaci PREMIER Ai, je primárně určena pro skenování po jedné stránce, není určena pro skenery se zásobníkem. Jedním z důvodů je, že někteří výrobci skeneru nepodporují pro aplikace třetích stran univerzální rozhraní TWAIN a všechny funkce co zařízení nabízí (např. orientace, formát apod.). V kombinaci s nastavením ve Windows (DPI je větší než 100%) to může způsobovat komplikace, V některých případech ovšem pomůže nastavit 100% DPI. |